+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

Содержание

Какие документы может запросить работник

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/4_2018/zapros_dokumentov/

Можно ли бывшему работнику запросить копии документов

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

Терентьев Богдан

Обязан ли работодатель представлять копии документов в порядке, предусмотренном ст.

62 ТК РФ, своему бывшему работнику, который уволился в январе этого года? Если обязан, то вправе ли работник требовать копии личной карточки работника (форма N Т-2), положения об оплате труда, положения о премировании, правил внутреннего трудового распорядка (являющихся приложением к коллективному договору), справки об уплате НДФЛ за весь период работы, а также копии финансовых документов, подтверждающих факт выплаты зарплаты за весь период работы на предприятии? 1. В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

  • необходимо выдать работнику в день прекращения работы, а при невозможности вручить лично направить ему уведомление о необходимости явиться за Справкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте;
  • можно выдать по письменному заявлению бывшего работника (его законного представителя либо доверенного лица) как лично застрахованному лицу, так и его законному представителю либо доверенному лицу.

Доверенное лицо или законный представитель должны представить документы, удостоверяющие их личность и полномочия. Оригиналы документов и их копии предоставляются сотруднику при соблюдении следующих условий.

Условие 1. Наличие письменного заявления работника о запросе документов.

Выдача копий документов бывшему работнику

Таким образом, работодатель обязан выдать своему бывшему работнику следующие документы:- копию личной карточки работника;- копии Правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании;- справки о доходах работника за период 2008-2011 г.г.

;- документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов в фонд обязательного пенсионного страхования, за период 2006-2011 г.г.;- копии финансовых документов, подтверждающих факт начисления и выплаты заработной платы, за период 2007-2011 г.г.

Отметим, что если у работодателя есть реальная возможность предоставить документы, срок хранения которых истек, работодатель все равно обязан их предоставить работнику.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТЧашина Татьяна Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТБарсегян Артем 4 апреля 2012 г.

Некоторые особенности выдачи работнику копий документов

Cовет Предусмотрите порядок предоставления документов, связанных с работой, в локальном нормативном акте — Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о документообороте, Инструкции по кадровому делопроизводству или в отдельном Положении о выдаче документов работникам (приложение 3) Условие 8.

Запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ), если иные сроки не предусмотрены другими отраслями права.

Такая обязанность работодателя установлена императивно, поэтому в случае ее невыполнения организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании ст.

5.27, 5.39 КоАП РФ.

Запрос документов бывшим работником

Как правильно заверить копии многостраничных документов? Копию документа, содержащего более одного листа, можно заверить одним из следующих способов: Реквизиты, необходимые для заверения копии документа Способ 1. Отдельно заверить каждый лист копии. Способ 2.

Прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью. Например: «Копия на 10 листах верна». Заверение копий, т.
е.

свидетельствование конкретным должностным лицом соответствия копии подлиннику документа, требует ответственного подхода и разумной осторожности. Кроме того, при заверении копий документов нужно принимать во внимание качество подлинника.

Сам себе адвокат

Согласно п.

1 Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан (определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу N 33-10422).2. Примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, приводится в ст. 62 ТК РФ. В их числе указаны копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст.

Важно Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника. Поэтому юридическим основанием для их выдачи будет заявление сотрудника, составленное в письменной форме (ст. 62 ТК РФ).

В отдел кадров нашей компании обратился супруг юрисконсульта, которая в настоящее время находится в отпуске по уходу за ребенком, c заявлением от своего имени с просьбой выдать ему на руки надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки его супруги.

Подскажите, должны ли мы в этой ситуации выдать копию трудовой книжки работницы ее мужу? В данном случае работодатель не вправе выдавать мужу работницы копию запрашиваемого документа (ст. 62 ТК РФ). В создавшейся ситуации для получения указанного документа необходимо поступить следующим образом.

Таким образом, работодатель обязан выдать своему бывшему работнику следующие документы:- копию личной карточки работника;- копии Правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании;- справки о доходах работника за период 2008-2011 г.г.

;- документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов в фонд обязательного пенсионного страхования, за период 2006-2011 г.г.;- копии финансовых документов, подтверждающих факт начисления и выплаты заработной платы, за период 2007-2011 г.г.

Отметим, что если у работодателя есть реальная возможность предоставить документы, срок хранения которых истек, работодатель все равно обязан их предоставить работнику.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТЧашина Татьяна Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТБарсегян Артем 4 апреля 2012 г.
Нередко работник запрашивает копии ПВТР или положения так как намерен доказать в суде, что работодатель незаконно лишил его премии, отпуска или надбавки.

Но суд скептически отнесется к распечатке с корпоративного сайта. Поэтому нужна заверенная копия документа. Если работодатель не выдаст копию такого акта, работник может оспорить отказ работодателя в суде. В таких спорах суды занимают разные позиции.

Одни суды считают, что локальный акт выдавать не обязательно и занимают сторону работодателя. Эта позиция мотивирована тем, что работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами под роспись; выдавать их копии по смыслу ст. 62 ТК РФ он не обязыван; локальный акт не имеет отношение к выполнению конкретной трудовой функции; выдавать нужно документы, которые содержат персональную информацию о работнике.

Запрос документов бывшим работником Поэтому лучше сделать это сразу после того, работодатель получит такое заявление работника.Документы содержащие коммерческую тайну работодатель выдавать тоже не обязан. Работник вправе запросить копии документов из ст. 62 ТК РФ и даже больше, однако есть в этом плане ограничения.

Так закон запрещает снимать с документа копии если они содержат государственную, коммерческую или служебную тайну или если в документе есть конфиденциальная информация, которая касается третьих лиц. В таких случаях суды считают отказ работодателей правомерным Если в документе нет коммерческой тайны, суд обяжет выдать копию, а инспектор оштрафует директора.

Теперь копии документов должны предоставлять и адвокату по его запросу.

За отказ предоставить документы предусмотрен административный штраф. в соц. сетях . Bookmark the .

Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении. Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались, какие документы и в каких ситуациях могут понадобиться работникам*.

Кто кроме самого работника может обратиться с просьбой о выдаче документов? Какие действия должны выполнить сотрудники кадровых служб, чтобы предоставить копии документов? Ответ вы найдете в нашей статье.

Источник: https://alishavalenko.ru/mozhno-li-byvshemu-rabotniku-zaprosit-kopii-dokumentov/

Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

В нашей деловой жизни твердо укрепилось мнение о том, что бухгалтер должен знать «все». Под этим «все», как правило, подразумевают решение любых задач, которые перед ним стоят.

Обратился ли директор с просьбой «размазать» переплату по счету от клиента, подошел ли сотрудник в бухгалтерию и попросил у него распечатку отчислений в ПФР за текущий календарный год, позвонил ли коллега из другой организации и запросил акт сверки и т.д. и т.п.

Самое интересное, что успешное выполнение любых просьб и поручений обычно воспринимается, как должное, будто он решает такие задачи каждый день, и ничего ему этого не стоит. Эх, не понимают все «они» этих хлопот. Ну, что ж поделаешь. Видимо, это такая стезя у нашего брата – быть признанным и непризнанным героем.

А пока они все думают, что все так легко дается, давайте поговорим об одной из повседневных тем рядового бухгалтера-кадровика – о документах сотрудников, а именно о том, какие бумаги и когда выдаются ему на руки.

Знание регламента выдачи документов поможет, как минимум, освежить в памяти некоторые сведения и, как максимум, обезопасит нашего коллегу от бестолковых споров с сослуживцами.

По крайней мере, вопрос «кто и кому что должен» отпадет.

Основы

Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено.

К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще.

В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.

Выдачу документации работникам и порядок работы бухгалтера-кадровика регламентируется статьей 62 Трудового Кодекса РФ. Согласно ней, работник вправе в устной форме запросить:

  1. Выписку из трудовой книжки;

  2. Копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, а также увольнении (прописано в статьях 69 и 84.1 Трудового Кодекса РФ);

  3. Всевозможные справки о заработной плате;

  4. О начисленных и уплаченных страховых взносах;

  5. О периоде работы у данного работодателя.

В общем-то, на первый взгляд, здесь нет ничего сложного. Мы решили проверить, существует ли судебная практика, в основе которой лежат противоречия между работниками и работодателями по всем этим «бумажным» делам, и мы были удивлены, когда обнаружили их большое множество.

«Уязвимые места» ТК РФ

Обычно проблемы начинают возникать уже после увольнения работника. Большинство наших коллег склонны полагать, что раз сотрудник ушел и трудоустроился в другой организации, то и дело с концом. Это однозначно ложное утверждение.

В судебной практике имеют место разбирательства, в основе которых уволенные или уволившиеся сотрудники не могли добиться от своего бывшего руководства такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации.

В теории можно предположить, что владельцы бизнеса просто не хотят распространять локальные акты компании всем тем, действия которых они не смогут «проконтролировать» в будущем. Смеем предположить, что это происходит просто от незнания трудового законодательства.

Так, по мнению судей, при запросе бывшего сотрудника компания, да, обязана выдать, к примеру, акты о несчастном случае, однако, можно предоставить только ту его часть, где речь идет непосредственно об обратившемся работнике. То же самое касается и остальных документов. Если пойти по этому пути, то и закон не будет нарушен и споры с работником должны сойти на «нет».

Другое дело, когда компания сталкивается с откровенной безграмотностью нового начальства своего бывшего сослуживца. Дело в том, что большинство из этих бумаг он требует не по своей личной инициативе, а по требованию коллег из другой компании. Тем, по сути, все равно – как и каким образом гражданин будет «добывать» эти бумаги. Главное, чтобы они в конечном итоге оказались у них на руках.

Совет бухгалтеру: Для того, чтобы избежать лишних недоразумений, можно постараться решить вопрос на месте.

Если сотрудник запрашивает у вас локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, то можно вместе позвонить его новому работодателю и «популярно» объяснить, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ. Должно помочь, т.к.

неграмотные или просто «ушлые» специалисты едва ли могут парировать вам, если делать сноски на конкретные статьи трудового законодательства. Да и нервы, хоть и бывшего работника, тоже стоит пожалеть. Обычно он ни в чем не виноват.

О сроках выдачи документов

Так-то оно так, однако, редко можно встретить сотрудника, который запросит необходимые для него документы и будет готов ждать их целую неделю.

Обычно они требуют бумаги здесь и сейчас, и бухгалтеру вновь приходится объяснять, что существует регламент сроков выдачи каждого вида документа.

Ниже приведем перечень основных справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику (даже уволенному):

  1. Копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника – выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момент обращения;

  2. Приказ об увольнении можно также выдать в последний рабочий день сотрудника или также не позднее 3-х рабочих дней;

  3. Экземпляр о приеме на работу тоже не позднее 3-х рабочих дней, но лучше его выдать непосредственно в день приема на работу;

  4. Расчетный лист выдается в день выплаты заработной платы;

  5. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения – не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника;

  6. Копия сведений, направленных в ПФР, выдается одновременно с их подачей в профильное ведомство;

  7. Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР, выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР формы СЗВ-К.

Непосредственно при увольнении

Сотрудники увольняются по разным причинам – кто-то и по собственному желанию, а кого-то увольняют и «по статье». Ввиду этого важно понимать, с каким настроением к вам может прийти уже бывший работник. Вы не имеете права ему отказать, если он запросит следующие бумаги:

  1. Трудовую книжку;

  2. Справку 2-НДФЛ;

  3. Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М;

  4. Справку о среднем заработке за последние 3 месяца работы;

  5. Медицинскую книжку (если таковая предусмотрена);

  6. Раздел 3 единого расчета по взносам;

  7. Выписка из СЗВ-СТАЖ.

Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. В частности, речь идет вышеупомянутых «кусочках» из штатного расписания и прочих локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.

Коротко о понятии «копия документа»

Как мы видим из большинства требований, предъявляемых к выдаче документов, в большинстве случаев речь идет именно об их копиях. Часто случается так, что сотруднику нужен не один документ, а целый пакет.

В этих случаях сотруднику рекомендуется написать соответствующее заявление, где по пунктам должны быть указаны справки и выписки, которые сотрудник запрашивает. Правило оформления копий документов отображены в документе 19-летней давности, а именно в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Согласно тексту Стандарта, копией будет являться в интерпретированной форме, дубликат, полностью отображающий внешние признаки исходного документа.

Просто сделать распечатку из 1С или ксерокопию будет недостаточно. Юридическую силу этому дубликату добавляет печать организации и подпись ответственных лиц.

Если уже после этого в адрес бухгалтерии последуют обвинения в виде «неподходящего» вида созданных дубликатов, то здесь можно вежливо сослаться на вышеуказанный ГОСТ, а далее «попросить» сотрудника или коллег из другой компании больше не предъявлять безосновательных требований, ибо все сделано по Закону.

Заключение

Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса.

В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий.

Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем.

Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.

Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!

Источник: https://SCloud.ru/blog/vazhno_znat_kakie_dokumenty_vydayutsya_na_ruki_sotrudnikam/

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

Конфликт работника с работодателем может вылиться в то, что работник начнет требовать копии всех документов по работе якобы для предоставления в надлежащие инстанции. Какие ответные действия предпринять работодателю?

Работник затребовал копии документов

В случае конфликта работник может начать постоянно требовать от работодателя копии документов, которые так или иначе связаны с его работой.

Причем он может потребовать их в таком количестве, что это наведет на мысль, что работник, скорее всего, просто злоупотребляет нормой закона.

Конечно, работник может объяснить это тем, что планирует писать жалобы во все инстанции, но, вероятнее всего, его действия продиктованы желанием усложнить жизнь работодателю.

О документах для работника:

Работодатель может отреагировать на такие действия работника следующим образом. Если работник ранее уже запрашивал копии документов, то работодатель вправе ответить отказом предоставлять их еще раз.

Однако в такой ситуации работник, скорее всего, обратится в суд с жалобой на работодателя. Поэтому лучше не игнорировать заявление работника об очередном предоставлении копий соответствующих документов.

Письменный ответ работодателя на затребование работником документов

Подготовьте письменный ответ в 3-дневный срок, как того требует ст. 62 ТК РФ. Напишите, что запрошенные документы вы ранее выдали, в связи с чем отказываете в повторной выдаче копий. Кроме того, всегда передавайте работнику копии документов под расписку или делайте об этом отметки в специальном журнале.

Так, в одном деле суд отклонил иск работницы, которым она хотела обязать работодателя выдать ей заново копию приказа о приеме на работу. Суд отметил, что ранее она ее неоднократно получала, см. апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 17.12.2014 по делу № 33–8041/2014. Из определения:

«Из материалов дела следует, что ДД.ММ.ГГГГ в МУП «Редакция газеты «Амурская заря» поступило письменное заявление Севастьяновой Р.Л. от ДД.ММ.

ГГГГ с просьбой выдать ей документы, подтверждающие факт принятия её на работу в МУ «Редакция газеты «Амурская заря».

При этом в заявлении истец указывает на то, что от ответчика она уже получала приказы редакции газеты «Амурская заря» о своем приеме на работу и об увольнении.

… Полученные ранее Севастьяновой Р.Л. копии приказов верны, других приказов о приеме истца на работу и об её увольнении в редакции не имеется. Приказ № о принятии Севастьяновой Р.Л. на работу работник неоднократно получала (л.д. 16).

Учитывая установленные по делу обстоятельства, коллегия приходит к выводу о том, что требование статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации МУП «Редакция газеты «Амурская заря» не нарушено.

Представленными ответчиком доказательствами подтверждено, что в установленный законом трехдневный срок работодатель ответил на заявление истца, однако копии запрашиваемых документов не представил, в связи с тем, что копию приказа о приеме Севастьяновой Р.Л.

в редакцию газеты «Амурская заря», являющейся муниципальным учреждением, истец неоднократно получала.

При указанных обстоятельствах, оснований для отмены решения суда по доводам апелляционной жалобы не имеется».

Как сократить количество копий документов

Уменьшить список документов можно еще и так. Не предоставляйте копии нормативных актов, которые относятся к вашей специфике, так как они не подпадают под действие ст. 62 ТК РФ. См., например, апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33–3588/2014. Из определения:

«Как установлено судом и подтверждается материалами дела, , У.Н.А.

, являясь работником ФГУП , обратилась к работодателю с заявлением об ознакомлении с Приказом Министерства машиностроения СССР N 0290 от 28 ноября 1986 года “О совершенствовании организации заработной платы и введении новых тарифных ставок и должностных окладов в производственных отраслях народного хозяйства” (по тексту заявления истца именуется как приказ от N) в части, касающейся ее работы уборщиком производственных помещений зд. N, а также предоставить ей заверенные должным образом копии.

На основании письма работодателя от в удовлетворении данного заявления отказано в связи с тем, что испрашиваемый документ не является локальным актом работодателя и не содержит персональную информацию о работнике.

Отказывая в удовлетворении исковых требований У.Н.А.

, о признании незаконным отказа в предоставлении соответствующих выписок из вышеуказанного приказа, возложении на работодателя обязанности по его предоставлению для ознакомления в части, касающейся оплаты труда уборщиков производственных помещений здания N в период с по годы, суд, руководствуясь положениями ст.

62 Трудового кодекса Российской Федерации, не нашел оснований для признания незаконными действий работодателя в части отказа истцу в предоставлении испрашиваемого приказа и выдачи соответствующих копий, поскольку на работодателя в силу прямого указания закона такая обязанность не возложена…

… Правовой анализ вышеуказанных норм закона позволяет сделать вывод о том, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике.

С принятыми работодателем локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, он обязан только ознакомить работника под роспись.

На работодателе не лежит обязанность по ознакомлению работника с документами нормативного характера министерств и ведомств, а также по предоставлению их копий».

Кроме того, не выдавайте полные версии приказов, если они касаются и других работников. Сделайте выписку из них и объясните это защитой персональных данных (определение Московского городского суда от 18.02.2015 № 33–1277/2015). 

И, наконец, не выдавайте копии локальных актов, поскольку они не являются документами, связанными с работой. Последнее утверждение, конечно, спорное, но часто суды с этим соглашаются (см., например, уже упомянутое апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33–3588/2014).

  • Пять вариантов мести обиженного работника. Чем может ответить компания

Источник: https://www.tspor.ru/article/2014-qqe-16-m11-15-11-2016-chto-delat-esli-rabotnik-postoyanno-trebuet-kopii-dokumentov

Что делать если работника не явился за копиями документов

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

свобода совести

  • семья
  • собрания, митинги
  • собственность
  • субсидии и льготы
  • транспорт
  • трудовые отношения
  • уголовное право
  • финансы
  • частная жизнь
  • штрафы
  • экология

Пожалуйста, прочтите правила участия и Положение о работе с персональными данными Соглашаюсь с правилами и разрешаю обработку моих персональных данных Уже зарегистрированы?Войти с паролемЯ не помню пароль География:

  • Адыгея респ.
  • Алтай, респ.
  • Алтайский край
  • Амурская обл.
  • Архангельская обл.
  • Астраханская обл.
  • Башкортостан респ.
  • Белгородская обл.
  • Брянская обл.
  • Бурятия респ.
  • Владимирская обл.
  • Волгоградская обл.
  • Вологодская обл.
  • Воронежская обл.
  • Дагестан респ.
  • Еврейская авт.

Как предоставить копии документов, если сотрудник не явился?

Исключение составляет справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись (далее — Справка о сумме заработка).

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

Передача книжки без специального разрешения или документа считается административным нарушением. Варианты передачи документа следующие:

  • пересылка книжки по почте заказным письмом допускается только при предоставлении от владельца письменного согласия на пересылку.
  • Отдать третьим лицам, в том числе – близким родственникам, можно только по нотариальной доверенности.
  • Лично в руки передача документа допускается в любое время.
  • В случае смерти родственник должен предъявить свидетельство о смерти.

Если после добросовестных действий работодателя трудовая осталась у него, по причине неявки за таковой, документ следует хранить с остальными документами по истечении года.

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru

И если оригинал имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, то работника — получателя копии — нужно предупредить о том, что такую копию у него могут не принять. Такой вывод следует из п.

3 Указа № 9779-Х.

Кроме того, обратите внимание на следующие моменты: Словарь кадровика Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

  • сама копия документа может быть изготовлена на печатающем устройстве или при помощи копировального аппарата, а также рукописным способом;
  • из норм ст. 62 ТК РФ следует, что понятие «копии документов» следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию (т. е.

А еще бывший работник может взыскать моральный вред. Однако, работодатель не обязан выдавать работнику документы без всякого разбора.

Решение о выдачи документов работодатель должен принимать с учетом того, относится документ непосредственно к его работе или нет.

Иногда работники просят выдать фото- и видеодоказательства, например, его отсутствия на рабочем месте или сведения о средстве фиксации и информацию о том, кто им пользовался.

Такие требования незаконны, так как электронные свидетельства (фото, видео) не обладают признаками, по которым их можно отнести к документам, связанным с работой; запрошенные документы это основание для принятия работодателем внутреннего кадрового решения об увольнении.

Источник: https://sv-groups.ru/chto-delat-esli-rabotnika-ne-yavilsya-za-kopiyami-dokumentov/

Что делать если работника не явился за копиями документов – Кредитный юрист

Что делать, если работник постоянно требует копии документов

До момента возвращения трудовой её владельцу, ответственность за документ вменяется работодателю. Если уволившийся не получил её, то необходимо проявить инициативу по выдаче. Правила хранения трудовых книжек предусматривают повышенную ответственность и отчётность работодателя за надлежащее хранение документа.

Его выдача допускается согласно нормативам законодательства. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-96.

окр. — ЮграЧелябинская обл.Чеченская респ.Чувашская респ.Чукотский авт.
окр. Ямало-Ненецкий авт. окр.Ярославская обл. Хотите ли вы стать экспертом проекта? Если вы юрист, правозащитник или просто являетесь квалифицированным специалистом в одной из областей права, можете отправить нам заявку на вступление в команду Экспертов.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.