+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Дистанционный труд. Как перевести офисных сотрудников на удаленную работу

Содержание

Как оформить дистанционного сотрудника: трудовой договор, соглашение о работе, приказ о переводе | Оформление на работу надомных работников

Дистанционный труд. Как перевести офисных сотрудников на удаленную работу

Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

  • дает отпуск;
  • оплачивает больничный;
  • доплачивает за переработку или работу в праздники;
  • платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
  • расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
  • дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Документы для трудового договора

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

    Шаблон приказа с Консультанта-плюсКак принимать и передавать документы

  • личные документы сотрудника. Это паспорт, страховое свидетельство и документы об образовании, если нужны;
  • документы об условиях работы. Обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне;
  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу.

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

Требования к трудовому договору

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

письмо Минфина

статья 312.1 Трудового кодекса

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них прогуляла. Трудовой кодекс называет это «неисполнением трудовых обязанностей». За нарушение компания вправе уволить по статье, это 81-я статья, шестой пункт, подпункт «А».

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

  • график и продолжительность работы. Рекомендую установить общую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
  • в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме не реже раза в час, кроме обеда. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
  • как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляетслужебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
  • как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;
  • дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
  • оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 рублей в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Пример уведомления о переводе на дистанционную работу

Работа, которую обязан предложить работодатель — 74-я статья Трудового кодекса

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

  • согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
  • отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Можно уволить, если сотрудник отказывается от новой работы — Трудовой кодекс

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Пример заявления о переводе на дистанционную работу

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/remote

Как перевести дистанционного работника на офисную работу

Дистанционный труд. Как перевести офисных сотрудников на удаленную работу

Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.

4 Трудового кодекса РФ. Вопрос из практики: как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

С одной стороны, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Таким образом, он обязан оформлять табель учета рабочего времени и на дистанционного работника.

С другой стороны, по общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ).

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Важно Вторая часть формы Т-5 Во вторую часть документа сначала вносятся сведения о предыдущем месте работы сотрудника, а именно вписывается структурное подразделение, где он трудился и его должность (в соответствии со штатным расписанием).

В следующей строке нужно указать причину перевода. Во вторую таблицу вносятся сведения о новом месте:

  • наименование отдела,
  • название должности,
  • а также размер тарифной ставки и всех возможных надбавок, полагающихся работнику.

Далее нужно внести ссылку на документы, которые послужили основанием для выпуска приказа: обычно это или заявление работника или докладная записка от его непосредственного начальника.

Если перевод вызван каким-то иными факторами (например, заболеванием сотрудника), то сюда нужно внести данные из обосновывающего документа (например, медицинского заключения).

Как оформляется перевод на дистанционную работу?

Большинство организаций продолжает использовать унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

В том числе, форму №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу».

Итак, как оформляется дистанционная работа? Приказ о приеме на работу оформляется в том же порядке, что и при трудоустройстве других работников.

Отличительная особенность заполнения приказа на дистанционного сотрудника – в графе «Условия приема на работу, характер работы» следует указать «дистанционная работа».

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ на прием на работу дистанционного работника (образец).

После того, как сотрудник приступил к работе, его нужно ознакомить с выпущенным приказом под роспись.

Сделать это следует в трехдневный срок с момента его трудоустройства (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Переводим офисных сотрудников на дистанционную работу

Внимание При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила предусмотрены в статьях 312.2 – 312.

5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Вопрос из практики: нужно ли в трудовом договоре с дистанционным сотрудником указывать место работы Да, нужно, если это возможно.

Место работы является обязательным условием трудового договора (ст.

57 ТК РФ). Это значит, что в трудовом договоре о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором.

Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 7 октября 2013 г.

№ ПГ/8960-6-1.

Перевод дистанционного работника на работу в офисе

Заявление сотрудника с просьбой перевести его на дистанционную работу Для чего нужен документ Чтобы перевести сотрудника с обычных условий труда на дистанционный труд, необходимо получить от него заявление.

На его основании работодатель подготовит дополнительное соглашение к трудовому договору. В каком виде составляется В произвольной письменной форме.
Что обязательно должно быть в документе Должность, Ф. И.О.

сотрудника, просьба о переводе, причина, по которой ему понадобился такой перевод, и желаемая дата, период, в течение которого сотрудник хочет трудиться на условиях дистанционной работы, его подпись и дата.

Частая ошибка Иногда кадровики забывают о том, что на заявлении работника должна быть резолюция руководителя организации или уполномоченного им лица.
Заявление без резолюции считается нерассмотренным (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Приказ о переводе на дистанционную работу

Источник: http://departamentsud.ru/prikaz-o-perevode-s-distantsionnoj-raboty-na-osnovnuyu-2/

/ Таможенное право / Как перевести сотрудников на дистанционные договоры

Экономические условия, особенно в период кризиса, нередко диктуют компании необходимость сокращения затрат, в том числе на персонал.

При этом затраты на персонал — это не только заработная плата, но и аренда помещений, оплата электричества, отопления и других коммунальных платежей, затраты на содержание уборщиц, иного обслуживающего персонала и т.д.

Именно эти расходы поможет сократить введение дистанционного труда, который регулируется гл. 49.1 ТК РФ.

Конечно, это возможно, только если специфика труда работников позволяет и работодатель соблюдает нормы трудового законодательства при оформлении дистанционного труда. Рассмотрим, для кого и в каком порядке возможно введение дистанционного труда. Какие работники могут работать удаленно При дистанционной работе сотрудники трудятся (ст.

Трудовой договор Как оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст.

56, 57 ТК РФ).

При его оформлении руководствуйтесь общими правилами заключения договора, а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (ст.

312.2 ТК РФ). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:

  • порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
  • сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора.

Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру

Внимание

Приказ о переводе на дистанционную работу Совет Регистрируйте приказы о переводе в Журнале регистрации приказов по личному составу.

В случае необходимости их легче будет найти Для чего нужен документ На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель должен издать приказ (распоряжение) о переводе на дистанционную работу.

В каком виде составляется В произвольной письменной форме. Что обязательно должно быть в документе Наименование работодателя, номер и дата составления, Ф.
И.О. переведенного сотрудника, дата перевода, подписи и расшифровка подписей руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и работника.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

Первый месяц все шло хорошо, он ежедневно звонил, обсуждал работу со своим непосредственным руководителем, а через месяц, когда испытательный срок закончился, пропал. Телефон его был недоступен, на электронные сообщения он не отвечал, письма возвращались неполученными.

Важно

Компания стала проверять, можно ли уволить работника за прогул или за неоднократное неисполнение своих обязанностей в такой ситуации. Оказалось, что трудовой договор с работником не учитывал особенности дистанционной работы, в нем не было никаких положений о сроках и порядке отчетности.

То есть у работника не было обязанности ни выходить на связь, ни отвечать по электронной почте, ни получать письма, и привлечь к ответственности его, по сути, было не за что.

Источник: https://sroorgru.com/kak-perevesti-distantsionnogo-rabotnika-na-ofisnuyu-rabotu/

Как без ошибок оформить перевод на удаленную работу

Дистанционный труд. Как перевести офисных сотрудников на удаленную работу

Источник: журнал «Главбух»

Печатная версия Электронный журнал

Преимущества дистанционной работы для компании

19 апреля 2013 года вступил в силу федеральный закон, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ в части введения особенностей регулирования труда дистанционных работников.

Закон вводит такие новые понятия, как «дистанционная работа»/«дистанционные работники», и призван урегулировать уже фактически существующие формы дистанционной занятости. Под дистанционной работой, в соответствии со ст. 312.

1 ТК РФ, понимается выполнение работником определенной трудовым договором трудовой функции при условии выполнения работы:

– вне места нахождения работодателя, его филиала представительства иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности),

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом юридически значимым является также условие об использовании для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети интернет.

Если компания запланировала организовать для своих работников перевод на удаленную работу, то отметим основные ее преимущества для работодателя.

Не требуется внесение записей в трудовую книжку работника. Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку. Однако для этого требуется заключение соглашения между работником и работодателем.

Представляется, что такого рода соглашение может быть частью трудового договора о дистанционной работе. Таким образом, узаконение дистанционного труда является первым существенным шагом к выведению трудовых книжек из оборота.

Однако вышеуказанное нововведение на практике может привести к следующему казусу. Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Логично предположить, что если работник и работодатель договариваются не вносить записей в трудовую книжку, то и ее оформление не требуется.

По крайней мере, указанной логике во многих случаях могут последовать стороны трудовых отношений.

Однако если при таких обстоятельствах после увольнения с первого места работы, которая носила дистанционный характер, работник поступит на работу в «обычном» режиме, новый работодатель может отказаться оформлять работнику трудовую книжку (по крайней мере, за собственный счет), ссылаясь на то формальное основание, что трудовой договор заключается не впервые.

Работодатель не обязан получать для работника страховое свидетельство. По общему правилу для лиц, впервые поступающих на работу, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель (ч.

4 ст. 65 ТК РФ). В отношении же дистанционного труда предусмотрен иной механизм. Обязанность по получению свидетельства пенсионного страхования переложена с работодателя на дистанционного работника, впервые заключающего трудовой договор.

Постановка компании на налоговый учет по месту работы дистанционного работника не требуется. Одним из наиболее серьезных препятствий к применению удаленной работы на практике являлось положение налогового законодательства, обязывающее компанию регистрировать обособленное подразделение в случае организации стационарных рабочих мест вне места нахождения работодателя.

Очевидно, что выполнение данного требования создает много сложностей для компаний. Существующая проблема может быть в значительной мере решена с учетом рассматриваемых изменений. Теперь в Трудовом кодексе указывается, что дистанционная работа осуществляется вне стационарного рабочего места, то есть отсутствует основной признак образования обособленного подразделения, предусмотренный в ст.

11 НК РФ.

Возможность использования электронного документооборота В отношении дистанционных работников работодатель получает возможность вести кадровый документооборот в электронном виде.

Правда, закон полностью не исключает необходимость оформления кадровых и рабочих документов в письменной форме, но при этом предоставляет широкие возможности для взаимодействия работника и работодателя в электронной форме с использованием сети «Интернет» и иных сетей общего пользования.

Сюда входит ознакомление работника с локальными нормативными актами, приказами, распоряжениями работодателя и иными документами путем обмена электронными документами. При этом ведение кадрового документооборота между работодателем и дистанционным работником полностью в бумажной форме также допускается.

Теоретически характер взаимоотношений между дистанционным работником и работодателем допускает даже ситуацию, когда работник и представитель работодателя никогда не встретятся лично. Тем не менее вызывают вопросы определенные терминологические неточности, допущенные в законе. В частности, согласно ч. 2 ст. 312.

2 ТК РФ при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ (предъявляемые при заключении трудового договора), могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа.

При этом не a priori, а лишь по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе Однако ни паспорт гражданина РФ, ни военный билет, ни иные перечисленные в ст. 65 ТК РФ документы не могут существовать в форме электронного документа (по крайней мере, на сегодняшний день). Очевидно, что законодатель имел в виду копии указанных документов, заверенные электронной подписью однако выбрал не самый лучший способ выражения этого замысла.

Минимальные обязательства работодателя с точки зрения охраны труда. Поправки в Трудовой кодекс разрешили много насущных вопросов, связанных с охраной труда, которые были серьезным камнем преткновения для оформления дистанционной работы.

Теперь работодатель несет обязательства, связанные с санитарно-бытовым и лечебно-профилактическим обслуживанием работников, обязательным социальным страхованием работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и ознакомлением работников с требованиями охраны труда.

Иные обязанности по охране труда (включая аттестацию рабочих мест по условиям труда, расследование несчастных случаев на производстве и др.) работодатель нести не обязан, если иное не будет согласовано с работником в договоре.

Оформление частичной дистанционной занятости

Уже cейчас очевидно, что применение ряда положений о дистанционном труде на практике будет затруднено, в том числе, из-за неясности некоторых формулировок, по крайней мере, до момента формирования практики применения новых норм.

В частности, не совсем понятно, можно ли распространить положения о дистанционном труде на действующих работников? Многие категории работников в настоящее время оформлены как надомники или иным образом, но фактически являются дистанционными работниками (исходя из определения дистанционной работы, данного в законе).

Работодателям было бы удобно, чтобы на таких работников стали распространяться положения о дистанционном труде, исходя из буквального толкования положения закона: «дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе». Данное положение действует только с 19 апреля 2013 года.

В связи с этим можно сделать вывод о том, что перевод на удаленную работу действующих работников в категорию дистанционных невозможен без внесения изменений в трудовой договор, потребуется их увольнение и новый наем, что, безусловно, создаст целый ряд неудобств.

Кроме того, на практике работники часто совмещают дистанционную работу с работой в офисе работодателя.

Очевидно, что если работник выполняет ту или иную работу или часть работы в месте, находящемся под контролем работодателя, то положения, регулирующие дистанционный труд, в данном случае не применяются.

При этом, однако, работник может выполнять как дистанционно, так и находясь в офисе, одну и ту же трудовую функцию. В связи с этим возникает вопрос касательно документального оформления такого «совмещения».

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/43318-kak-bez-oshibok-oformit-perevod-na-udalennuyu-rabotu.html

«Давайте откажемся от офиса»: переводим сотрудников на удалённую работу вслед за российскими и зарубежными компаниями — Промо на vc.ru

Дистанционный труд. Как перевести офисных сотрудников на удаленную работу

Компании по всему миру позволяют своим сотрудникам работать удалённо и самостоятельно контролировать длительность рабочего дня. Они исходят из того, что график работы по 40 часов в неделю с 9 утра до 5 вечера давно устарел и современному человеку неудобно работать в подобном темпе. Присутствие сотрудника за компьютером в определённое рабочее время не гарантирует результат.

Работодатели поступают так не из любви к своим сотрудникам, а из практических соображений: чтобы нанимать самых талантливых работников и платить им разумные деньги, необходимо установить в компании комфортные условия труда.

Кроме того, ориентированность на «удалёнку» позволяет привлекать работников из других регионов и не ограничиваться в выборе одним городом или даже страной.

Здесь есть и экономические выгоды: кандидат из Нижнего Новгорода с большой вероятностью будет готов работать в компании за меньшие деньги, чем его коллега из Москвы с аналогичной квалификацией.

Некоторые организации экспериментируют с длительностью рабочего дня.

Например, множество шведских компаний перевели своих сотрудников на шестичасовой рабочий день: с таким графиком работники могут сохранять высокую продуктивность в течение всего рабочего дня и не отвлекаться на посторонние занятия «для разрядки». Кроме того, у них остаётся время на личные дела. Всё это повышает их лояльность.

Нанимают фрилансеров, переводят штатных работников на «удалёнку» и берут на работу сотрудников из других городов или стран не только стартапы, но и гиганты.

Первыми подобную практику ввели крупные технологические компании вроде Google и .

Руководство организаций осознало, что для удержания работников стоит предложить им более гибкие условия — чтобы они могли сосредоточиться на поставленных задачах, а не на том, сколько времени нужно просидеть в офисе.

Работать удалённо сейчас позволяет большая часть ИТ-компаний из Кремниевой долины и других технологических хабов.

У компании Automattic, разбросанной по 40 странам, нет офисов и даже корпоративной почты, все её сотрудники работают удалённо.

Руководство организации утверждает, что такой подход позволяет сотрудничать с лучшими специалистами со всего мира, не заставляя их переезжать, например, в Нью-Йорк или Сан-Франциско.

В компании Stack Overflow удалённо работают почти все разработчики — в офис приходят только менеджеры различных уровней.

По мнению представителей организации, подобная практика позволяет Stack Overflow «нанимать лучших из лучших со всего мира».

При желании любой сотрудник в любое время может поработать в одном из трёх офисов компании: в Нью-Йорке, Денвере или Лондоне. Для этого достаточно заранее обсудить этот вопрос с руководством.

Часть зарубежных компаний не только позволяют работать удалённо своим сотрудникам, но и активно нанимают фрилансеров.

Согласно исследованию агентства Bureau of Labor Statistics, к 2020 году около 40% всей рабочей силы в Соединенных Штатах составят фрилансеры. Развитию фриланса способствует распространение интернет-платформ по поиску работников, специализированных бирж для оплаты их труда и в целом ориентация бизнеса на удалённое сотрудничество.

Как дела с удалённой работой обстоят в России

Российские компании также заявляют о необходимости перевести часть работников на удалённое сотрудничество.

По оценкам фирмы J'son & Partners Consulting, к 2020 году на удалённую работу перейдёт около 20% россиян. С одной стороны, в это сложно поверить.

С другой — сколько ваших знакомых уже работают на фрилансе, свободно перемещаясь по миру или, наоборот, закрывшись в квартире от пробок мегаполиса?

Среди российских организаций, который поощряют удалённую работу, — компания «Вымпелком» (бренд «Билайн»). Летом 2016 года «Билайн» объявил о намерении до конца 2017 года перевести на удалённое сотрудничество от 50% до 70% персонала. Это позволит руководству сократить примерно треть всех офисов и существенно снизить издержки.

Полностью удалённо работает команда компании-разработчика CSSSR. Основатель студии отмечает, что распределённость — основной принцип её работы и руководство не откажется от него, каких бы размеров ни достигла компания.

Своим основным преимуществом и основой развития компании удалённую работу называет и игровая студия Playrix: больше половины её штата трудится вне офиса.

Как говорят основатели, все процессы в организации ориентированы в основном на удалённую работу.

«Если бы мы искали людей в одном конкретно взятом городе — неважно, крупном или мелком, — нам точно не удалось бы собрать ту команду, которая образовалась у нас сегодня», — говорят они.

Фриланс в России

Несмотря на готовность работать с удалёнными работниками, многие российские компании заявляют, что им не хотелось бы нанимать сотрудников на фрилансе, и вот почему.

1. Неготовность фрилансеров работать с одной компанией на постоянной основе

«Для себя я сделал вывод: психология фрилансера и психология человека, ищущего постоянную работу, различаются. Первый ищет проект “на одну ночь”, второй — стабильные отношения с работодателем», — объясняет основатель CSSSR Дмитрий Чекин. Он отмечает, что и среди фрилансеров можно найти эффективных и полноценных сотрудников, но его студии они попадались «крайне редко».

2. Переоценённость работы фрилансеров

«Фрилансеры, как и все, хотят за свою работу денег, но при этом часто эти деньги в своей работе не оправдывают. Ладно бы они только писали плохой код, так ещё и часто пропадают в неизвестности, после чего приходится переписывать его своими силами», — говорит технический директор студии Heads and Heads Антон Максимов.

3. Сложности в оформлении работы с фрилансерами

В работе с фрилансерами есть ещё множество сложностей — среди них, например, оформление всех необходимых документов и трудности с выплатами гонораров для работников из других городов или даже стран. То есть им нельзя просто взять и перевести деньги на карту.

Несмотря на все опасения и предрассудки в отношении фрилансеров, удалённая форма работы распространяется по корпоративному миру, как эпидемия. Конечно, инструментов влияния и контроля за сотрудниками, находящимися вне офиса, гораздо меньше. Но и стоят они, как правило, не менее чем на 30% дешевле.

К тому же, если пройти этот тернистый путь и набить шишки, то в итоге окажешься в точке, когда и команду кнутом гонять не надо, и расходы снизились. Неэффективные отвалятся сами по себе. Средства, сэкономленные на оплату труда, — пространство для экспериментов и возможность для открытия новых талантов.

Для к ИТ-компаний СНГ, а тем более медиа, которым является vc.ru, проблема экономии стоит особенно остро.

Специалисты в крупных городах уже перекуплены хорошо зарабатывающими компаниями или западными гигантами, поэтому тем, кто ещё набирает силы, остаётся только искать таланты в других регионах. Так, в команде vc.

ru появились iOS-разработчик из Киргизии, дизайнер из Барнаула, Android-разработчик из Казани, верстальщик из Северодвинска и авторы со всего СНГ.

Во многих случаях для строительства финансовых взаимоотношений с этими специалистами издание использует дружественную систему Solar Staff:

Solar Staff — это сервис для автоматизации документооборота и выплат распределённым командам и фрилансерам.

Он выступает в качестве генподрядчика при работе с физлицами и делает две вещи: исполнителям доставляет деньги, а заказчикам — корректные закрывающие документы на выполненные работы.

Последнее критически важно, если вы хотите оставаться в правовом поле или вам нужно отчитываться о потраченных деньгах перед бухгалтерией или инвестором. Стоимость использования сервиса — от 8% до 12% комиссии + НДС.

Источник: https://vc.ru/promo/18423-solarstaff-distant-work

Как правильно переводить своих сотрудников на удаленную работу

Дистанционный труд. Как перевести офисных сотрудников на удаленную работу

Почему люди так оптимистичны касаемо удаленной работы в будущем?

Бесчисленные исследования показали, что удаленная работа является будущим бизнеса. В опросе, проведенном на саммите в Лондонской Школе Бизнеса среди 600 руководителей, предпринимателей и бизнес-экспертов, 34% опрошенных заявили, что 50% их работников будут работать удаленно к 2020 году. А 25% заявили, что как минимум 75% их сотрудников не будут работать в традиционных офисах.

Исследования также доказали, что у этого подхода есть ряд преимуществ, таких как увеличение продуктивности, креативности и даже улучшение общего состояния здоровья сотрудников.

Сейчас это кажется трендом, но вы как лидер и владелец бизнеса не можете в один прекрасный день решить, что отныне вся ваша команда будет работать удаленно.

Это решение требует объективной оценки состояния бизнеса, рабочей обстановки и всевозможных последствий.

Как же понять, готова ли ваша компания к переходу на удаленную работу? 

1. Ваши конкуренты уже активно внедряют дистанционную работу

Хоть подражание конкурентам и не является хорошим советом, в этом случае оно имеет право на жизнь. Креативные люди хотят иметь эту гибкость и способность работать из любого места. Большинство из них предпочитают «удаленку», и это может стать фактором при решении устраиваться на работу или нет.

Если ваши конкуренты уже внедрили удаленную работу, а вы ещё нет, то рано или поздно вы начнёте терять ценные рабочие кадры.

2. Ваши сотрудники в восторге от этой идеи

Если ваши сотрудники обращаются к вам с идеями о переводе на удаленку, или если вы знаете, что многие из них хотят более гибко подходить к работе, то это еще один повод задуматься.

Обычно люди не озвучивают свое мнение и не делятся опасениями без оснований. Они делают это только тогда, когда хотят высказаться или попросить исправить ситуацию.

В этом исследовании от 2016 года, баланс между работой и личной жизнью был главным фактором удовлетворенности работой, а способность работать из дома была также высоко оценена.

Поэтому, будь то один сотрудник или несколько, если они выказывают желание, то обдумайте возможность внедрения «удаленки».

3. Некоторые задачи в вашей компании уже выполняются удаленно

Что происходит, когда ваш работник, который должен был, скажем, вести презентацию, не пришел на работу, потому что его ребенок заболел? Или когда он, выполняя другое поручение, не успевает вовремя предоставить вам отчет? Вы постараетесь скоординировать действия с ним, где бы он не находился, не так ли?

Такие ситуации, несмотря на их обыденность, также могут быть рассмотрены как примеры удаленной работы и доказывают, что вы способны работать эффективно на расстоянии. Если сотрудники готовы отвечать на письма, звонить, презентовать что-либо, работать с важными документами и даже закрывать сделки – рассмотрите вариант с «удаленкой».

4. Вы осознаете все преимущества удаленной работы

Исследование показало, что дистанционная работа позволяет экономить время, деньги и ресурсы компании, отдавая задания на аутсорс или предлагая сотрудникам работать из дома. 

Фактически, компании, позволяя сотрудникам работать хотя бы половину от всего времени из дома, могли бы экономить примерно $11,000 долларов на человека в год.

Другим плюсом можно считать возможность работать с лучшими из лучших, независимо от их географического расположения. Переходя на удаленку, вы открываете для себя шанс найти новых талантливых людей за пределами своего города.

Как эффективно перейти на удаленную работу

Вы не можете в одночасье всё изменить. Вы должны определиться с должностями, которые можно безболезненно перевести на «удаленку». Например, позицию, требующую использования корпоративного оборудования и инструментов, вряд ли возможно эффективно перевести на дистанционную работу.

Вот несколько способов перехода: 

Начните с нескольких работников

Поскольку вы только начинаете, выберите должности, на которых можно работать удаленно, и переведите их на удаленку. Выбрав для начала лишь некоторых сотрудников, вам легко удастся оценить результат, не снижая производительности.

Наймите несколько фрилансеров

Иногда не нужно начинать со своих сотрудников. Можете начать с фрилансеров. Попробуйте этот подход, наняв несколько фрилансеров для помощи с теми или иными задачами. Можно использовать сайты, которые помогают находить сотрудников в вашем городе, или по всему миру.

Начните с неполного рабочего дня на дому

Вместо того, чтобы предоставлять своим сотрудникам работу из дома на постоянной основе, рассмотрите вариант работать удаленно два-три раза в неделю, ведь личные встречи все еще остаются важны, это также позволяет поддерживать моральный дух персонала. 

Предоставьте все необходимые технологические решения

Удаленная работа предполагает большое количество виртуальных собраний, для проведения которых необходимы технологии. Вам также понадобятся системы, связывающие всех ваших сотрудников и облегчающие обмен материалом. Убедитесь, что вы определили и подготовили все оборудование, необходимое для создания эффективного виртуального рабочего пространства. 

Несколько лет назад лишь 20% работников трудились удаленно. Сегодня же эта цифра существенно выросла, а к 2020 году увеличится до 40%.

Что это означает для владельцев бизнеса? Вы больше не можете избегать будущего или изменить его – вы можете только приспособиться и адаптироваться. Лучший способ это осуществить – сделать первый шаг уже сегодня. Оцените готовность своей компании к внедрению удаленной работы и приступайте к переходу как можно скорее.

Перевод: Телеграм-канал “Современный бизнес”

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-perevodit-svoih-sotrudnikov-na-udalennuyu-rabotu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.