Как составить картотеку личных карточек военнообязанных работников

Построение картотеки по воинскому учету

Было отмечено, что в году в целях получения объективных данных о состоянии работы по воинскому учету и бронированию ГПЗ и совершенствованию данной работы, Администрация муниципального образования совместно с военным комиссариатом Демидовского района Смоленской области провела смотр-конкурс по организации воинского учета и бронирования ГПЗ. В ходе проведения смотра-конкурса были проверены организации всех форм собственности в части выполнения требований нормативных правовых актов и документов по ведению воинского учета и бронирования ГПЗ; проверена правильность и полнота ведения документов по ведению воинского учета и бронирования ГПЗ; оценена работа руководящего состава по дальнейшему повышению уровня организации работы по воинскому учету и бронированию ГПЗ и совершенствованию данной работы; изучены требования руководящих документов по организации воинского учета и бронирования ГПЗ; обобщен положительный опыт работы городского и сельских поселений, организаций добившихся высоких показателей в организации воинского учета и бронирования ГПЗ. По результатам осуществления воинского учета и бронирования граждан, проведенного смотра-конкурса на лучшую организацию осуществления воинского учета и бронирования ГПЗ в муниципальном образовании места среди Администраций городского и сельских поселений распределились: 1-е место – Администрация Титовщинского сельского поселения – Глава Администрации Яскин А. Наиболее общими недостатками в работе по учету и бронированию ГПЗ являлись: – не в полном объеме отработаны военно-учетные документы; – не своевременно предоставляются в военный комиссариат Демидовского района Смоленской области сведения о принятых и уволенных работниках; – не в полном объеме разработаны рекомендуемые документы лиц, ответственных за воинский учет и бронирование ГПЗ. По устранению выявленных недостатков, были проведены дополнительные занятия с работниками организаций и специалистами Администраций городского и сельских поселений, ответственными за ведение воинского учета и бронирование ГПЗ.

Карточки первичного учета офицеров запаса, алфавитные карточки , учетные карточки солдат матросов , сержантов старшин , прапорщиков мичманов запаса, учетные карты призывников размещаются в соответствующие разделы учетной картотеки: первый раздел – карточки первичного учета офицеров запаса, имеющих мобилизационные предписания; второй раздел – карточки первичного учета офицеров запаса, не имеющих мобилизационные предписания; третий раздел – учетные карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания; четвертый раздел – учетные карточки военнообязанных, не имеющих мобилизационные предписания; пятый раздел – военнообязанные, снятые с воинского учета; шестой раздел – учетные карты призывников.

Воинский учет в организации

Пробная версия Заявка на приобретение Внимание! А также для автоматизации всех объектов системы мобилизационной подготовки экономики от организаций, имеющих мобилизационное задание на расчетный год, до Правительства Российской Федерации включительно в части выполнения функций сбора и обработки данных годовых докладов федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации о состоянии мобилизационной готовности экономики.

Программные средства ПК “ВУС” обеспечивают автоматизированное ведение учета граждан, работающих на предприятии управе , ведение картотеки организаций, муниципальных образований и других органов власти, заполнение и формирование форм отчетности и осуществляют следующие основные функции: ведение схемы отчетности объектов мобилизационной подготовки; ведение электронной картотеки организаций, находящихся в ведении объектов мобилизационной подготовки экономики, объектов осуществляющий воинский учет и др.

Имеется возможность сбора и обобщения данных от объектов эксплуатации по определенным классификаторам; ведение одной базы данных с нескольких компьютеров, как с помощью сети, так и без нее.

Назначение ПК ВУС: создание и ведение электронной базы данных организаций Российской Федерации; создание и ведение электронной базы данных по сотрудникам организации гражданам ; автоматизация деятельности работников комиссий по бронированию районных, территориальных, МВК при решении задач обобщения поступающих отчетных документов и формирования перечней должностей и профессий ПДП , по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе ГПЗ ВС РФ; автоматизация деятельности работника военно-учетного подразделения организации при решении повседневных задач по учету и бронированию военнообязанных сотрудников, а также обеспечения периодичного предоставления сведений в военные комиссариаты районов ВКР и комиссии по бронированию; автоматизация деятельности других должностных лиц, в чьи обязанности входит ведение перечисленных картотек и формирование указанных документов.

ПК ВУС позволяет: Повысить достоверность информации по военнообязанным сотрудникам организации, о гражданах на учете в ОМСУ, оперативность получения отчетов и статистических сведений.

Для просмотра и печати выходных документов и загрузки документов из шаблонов на компьютере должен быть установлен Microsoft Word и Excel версии не ниже Все права защищены.

Телефон: 8

Журнал учета личных карточек (форма Т-2) граждан, пребывающих в запасе

More Данное методическое пособие рекомендовано местным исполнительным и распорядительным органам в сельской местности, а также в городах и поселках, где нет военных комиссариатов МИРО , в целях повышения уровня подготовки специалистов ответственных за ведение воинского учета в МИРО и выработки единого подхода к вопросам организации и ведения воинского учета военнообязанных. Порядок представления сведений об изменениях в учете военнообязанных и призывников……………………………………………. Порядок проведения сверки документов воинского учета МИРО с документами воинского учета военного комиссариата………………… Порядок ведения воинского учета призывников ………………………. Порядок заполнения карточки первичного учета………………….. Порядок построения картотеки карточек первичного учета…….. Порядок представления сведений в вышестоящие МИРО.

Методическое пособие по ВУ в МИРО

Источник: //rizvana.ru/uchet/postroenie-kartoteki-po-voinskomu-uchetu.php

Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.

Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

• читает и переводит со словарем;
• читает и может объясняться;
• владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате Совета Обороны РФ;
• в Администрации Президента РФ;
• в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
• либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Бланк формы Т-2

Скачать

Источник: //clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2

Разделы картотеки по воинскому учету

Полтора года назад был обновлен порядок воинского учета призывников и военнообязанных. Часть норм посвящена как раз организации воинского учета на предприятиях. Именно на этом и акцентируем внимание. Давайте разберемся, какие задачи он ставит перед предприятием и какой именно вид воинского учета оно должно вести. Виды воинского учета определены ст.

Воинский учет в организациях

Раздел 1. Понятие и задачи воинского учета. Понятие, цели и задачи воинского учета. Нормативные документы, регламентирующие воинский учет в организации. Постановка организации на воинский учет. Пошаговая инструкция воинского учета в организации.

Раздел 2. Организация военно-учетного стола. Определение количества работников, осуществляющих воинский учет в организациях. Организация рабочего места работников, ведущих воинский учет Обязанности работников, осуществляющих воинский учет в организациях.

Инструкция по ведению воинского учета в организациях. Раздел 3. Кто подлежит воинскому учету. Права работников, состоящих на воинском учете. Виды воинского учета. Сотрудники, не подлежащие воинскому учету. Раздел 4.

Проверяем военный билет.

Проверяем временное удостоверение, выданное взамен военного билета временное удостоверение, выданное взамен военного билета офицера запаса. Проверяем справки, выданные взамен военного билета. Сверка документов. Раздел 5. Ведение картотеки личных карточек граждан, пребывающих в запасе.

Порядок организации картотеки на работников, подлежащих воинскому учету. Порядок заполнения раздела II личных карточек на офицеров запаса. Порядок заполнения раздела II личных карточек на солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса.

Порядок заполнения раздела II личных карточек на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Порядок работы с личными карточками граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, и граждан, признанных негодными к военной службе по состоянию здоровья.

Проверки военкомата. Ответственность за правонарушения в области воинского учета. Итоговое тестирование. Рекомендуемая продолжительность обучения: 2 недели. Узнайте, как учиться дистанционно , и задайте свои вопросы о курсе по телефону или напишите нам Купить Нет в наличии.

Положение об организации воинского учета МУ Администрации Лычковского сельского поселения 1.

Как составить картотеку личных карточек военнообязанных работников

Книга хранится в правлении казачьего общества.

В отделах муниципальных военных комиссариатов воинский учет казаков, подлежащих призыву на военную службу, ведется по личным делам призывников, размещаемых в картотеке личных дел призывников в разделе граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При формировании картотеки личные дела призывников из числа казаков могут выделяться в отдельный подраздел. В состав комиссий в установленном порядке могут входить представители казачьих обществ. Списки заполняются без сокращений в алфавитном порядке.

Воинский учет

Раздел 1. Понятие и задачи воинского учета. Понятие, цели и задачи воинского учета. Нормативные документы, регламентирующие воинский учет в организации. Постановка организации на воинский учет. Пошаговая инструкция воинского учета в организации.

Раздел 2. Организация военно-учетного стола.

Организация воинского учета в иностранной компании

В-четвертых, направлять в военный комиссариат сотрудниц в возрасте от 18 до 45 лет ранее не состоявших на воинском учете , имеющих специальности, обязательные для постановки на воинский учет. Также необходимо информировать сотрудников об ответственности за неисполнение указанных обязанностей.

В-шестых, информировать военкоматы об отсутствии необходимых отметок в документах, об обнаруженных неоговоренных исправлениях, неточностях, подделках, неполном количестве листов и о случаях неисполнения сотрудниками обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации. В-седьмых, оформлять бронирование работников, если это необходимо.

Бронирование представляет собой комплекс мероприятий направленных на обеспечение в период мобилизации и в военное время органов госвласти, органов местного самоуправления и организаций трудовыми ресурсами из числа сотрудников, путем предоставления им отсрочек от призыва на военную службу, а также от направления их для работы на должностях гражданского персонала Вооруженных сил РФ.

Обратите внимание Военнообязанными являются и женщины, которые имеют военно-учетные специальности например, связь, картография, топогеодезия и т.

:

Ведение воинского учета на предприятии

Способ ее осуществления установлен Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации Далеко не каждый сотрудник службы персонала считает обязательным изучать нормативные документы, изданные органом оперативного управления ВС РФ.

Отсюда часто встречающаяся ситуация: знаем, что обязаны, но не знаем как. Ликвидировать пробелы помогает консультант по кадровому делопроизводству Наталья Кретова. Вопросы, которые нуждаются в ответах: с чего начинается работа по воинскому учету в организации, какие основные документы ведутся, куда и в какие сроки и представляются? Нелишне знать и о мерах ответственности должностных лиц.

С чего все начинается? Все начинается при приеме на работу.

Обязанности специалиста ведущего воинский учет

Контакты Организация и ведение воинского учета Любая организация обязана вести воинский учет, в случае если в ней трудятся военнообязанные лица.

Большинство работодателей знают о такой повинности как воинский учет, однако либо вообще его не ведут, либо не уделяют его ведению должного внимания. Тем не менее в организации могут провести проверку ведения данного учета и привлечь организацию к ответственности.

В статье остановимся на следующих вопросах кто должен вести воинский учет? Как организовать и вести воинский учет?

Личные карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы отдельной картотеки.

Полный текст документа III. Обязанности ответственных за военно-учетную работу должностных лиц работников органов прокуратуры А. При приеме граждан на работу учебу необходимо: 1.

Проверить у граждан, пребывающих в запасе, наличие военных билетов временных удостоверений, выданных взамен военных билетов , а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, – удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Военные билеты офицеров запаса имеют зеленую обложку с изображением Герба Российской Федерации и надписями – “Российская Федерация. Военный билет офицера запаса” обложка военных билетов, изданных до г.

Военные билеты солдат матросов , сержантов старшин , прапорщиков мичманов имеют красную обложку с изображением Герба Российской Федерации и надписями – “Российская Федерация. Военный билет” обложка военных билетов, изданных до г. Министерство обороны. Военный билет”.

Источник: //artyusha.ru/uchet/razdeli-kartoteki-po-voinskomu-uchetu.php

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Для чего применяют личную карточку

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее код ОКПО.

Затем заполняется табличка:

• дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
• табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
• номер ИНН;
• номер СНИЛС;
• в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
• постоянный или временный характер работы;
• основная работа или по совместительству;
• пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения трудового договора – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

• для граждан РФ – 1;
• двойное ­– 2;
• иной страны – 3;
• без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

• «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
• «читаю и могу объясниться» – код 2;
• «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

• не был женат (не была замужем)– код 1;
• в браке – цифра кода 2;
• в гражданском браке – цифра 3;
• вдова или вдовец – 4;
• в разводе – 5.

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

• дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
• структурное подразделение, где будет трудиться работник;
• должность (по штатному расписанию);
• оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
• номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
• личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

• дату, когда проходила аттестация;
• ее результат;
• номер и дата соответствующего протокола;
• № решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

• период (с… – по…);
• вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
• учебное заведение, где проходило обучение;
• данные о полученном подтверждающем документе;
• информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

• о периоде переподготовки (даты);
• о профессии, полученной сотрудником;
• номер и дата выдачи документа о прохождении;
• номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

• Ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Дополнительного отпуска.
• По уходу за ребенком.
• По беременности и родам.
• Ученическому отпуску.
• А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
• И.д.

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Социальные льготы

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

• причина увольнения работника;
• номер и дата приказа об увольнении;
• дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Источник: //buhproffi.ru/dokumenty/lichnaya-kartochka-rabotnika.html