+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

Содержание

Материальный ущерб, если директор расплатился корпоративной картой за покупку личного характера

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

Темы: Вопросы заработной платы: выплаты и отчетностьБухгалтерский учет Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации, какие суммы можно удерживать из зарплаты, как документально оформить удержание из зарплаты объяснит статья.

Вопрос: Директор расплатился корпоративной картой за покупку личного характера.

Какие законодательные акты имеются для отказа бухгалтера в приеме товарного чека от директора на такую покупку к учету? И какие действия бухгалтер должен произвести по уже совершенным тратам на личные нужды?

Ответ:По вопросу действий бухгалтера по учету трат с корпоративной карты директором на личные нужды

Исходя из текста Вашего вопроса не ясно, в чеке, предоставленном директором только имущество, купленное для личных целей директора или для организации тоже.

Если в чеке, имущество и для организации и для директора, то законодательство не запрещает принять у сотрудника чек, где есть личные покупки подотчетника. На основании этого чека и других оправдательных бумаг отражайте в учете только те товары, которые директор приобрел для нужд компании.

Сразу взять у сотрудника письменные объяснения, какие из товаров он приобрел лично для себя. Такой документ защитит компанию от претензий инспекторов.

Сумма затрат, которую Вы отразите в учете, не будет совпадать с общим итогом по кассовому чеку. Чтобы у проверяющих в связи с этим не появились вопросы, лучше попросить подотчетника сразу дать письменные объяснения о расхождениях. Пусть перечислит, какие товары он приобрел для себя, их общую стоимость

Предупредите сотрудника, что ему необходимо отчитаться лишь по расходам компании.

Если в чеке только личные покупки директора, которые он оплатил с карты организации, то из заработка директора можно удержать материальный ущерб. Взыскивайте только прямой действительный ущерб – те убытки, которые можно точно посчитать. Упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 и 240 ТК).

Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не более 20 процентов (ст. 138 ТК). Если месячной зарплаты сотрудника не хватило, чтобы погасить всю сумму задолженности, ее остаток удерживайте в следующих месяцах.

Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.

Описанные в вопросе операции в учете отразите проводками: Дебет 73 Кредит 55 «Корпоративная карта» – отражено снятие денег сотрудником с корпоративной карты; Дебет 25 (26) Кредит 70 (начислена зарплата сотруднику); Дебет 70 Кредит 73 (удержана из зарплаты сотрудника денежная сумма, снятая им с корпоративной карты);

Дебет 55 «Корпоративная карта» Кредит 51 (50) (пополнена корпоративная карта на недостающую сумму денег).

Когда организация взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 НК.

Страховые взносы не начисляйте, если организация взыскивает ущерб с сотрудника. В данном случае объект обложения взносами отсутствует (ст. 420 НК, ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК).

Сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, включите в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, если размер ущерба обосновали и подтвердили документами.

Более подробно об этом Вы можете узнать, перейдя по ссылке:

https://www.1gl.ru/#/document/189/322316/

Подробнее об этом в рекомендациях Системы Главбух:

https://www.1gl.ru/#/document/11/13874/

https://www.1gl.ru/#/document/11/16526/bssPhr13/

Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации

В этой рекомендации читайте о том:

– в каких случаях работодатель может удерживать долг или переплату с сотрудника;
– какие документы для этого надо оформить;
– что будет, если взыскать лишнее.

Какие суммы можно удерживать из зарплаты

Когда из зарплаты сотрудника можно удержать деньги по инициативе работодателя

По инициативе работодателя из заработка сотрудника можно удержать:*

 неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;

 неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;

 излишне выданную зарплату и другие суммы, которые переплатили сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;

 суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания рабочего года;

 суммы пособий, которые переплатили из-за счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 ТК и части 4 статьи 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать материальный ущерб. Взыскивайте только прямой действительный ущерб – те убытки, которые можно точно посчитать. Упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 и 240 ТК).

Важно: из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не более 20 процентов (ст. 138 ТК). Если месячной зарплаты сотрудника не хватило, чтобы погасить всю сумму задолженности, ее остаток удерживайте в следующих месяцах.*

Какие документы надо оформить

Как документально оформить удержание из зарплаты

Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.

Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует. Такой порядок прописан в статье 137 ТК.*

Как учесть удержание из зарплаты материального ущерба, который сотрудник нанес организации

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.*

Когда сотрудник добровольно или по решению суда компенсирует суммы сверх заработка, отразите это так:

Дебет 50 (51) Кредит 73
– возмещена сотрудником сумма ущерба.

НДФЛ

Когда организация взыскивает ущерб с сотрудника, удерживать НДФЛ не нужно, так как в этом случае дохода у сотрудника не возникает. Это следует из статьи 41 НК.*

Страховые взносы

Страховые взносы не начисляйте, если организация взыскивает ущерб с сотрудника. В данном случае объект обложения взносами отсутствует (ст. 420 НК, ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).*

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК).*

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК).

При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу.

Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 НК. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК).

В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.

Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью

Да, можно, если размер ущерба обосновали и подтвердили документами.

Можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, который нанес сотрудник, в НК прямо не сказано. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом.

Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден. Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход.

Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (п.

 1 ст. 252, п. 3 ст. 250, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК, письмо Минфина от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245).*

Главбух советует: можно учесть расходы, даже если ущерб с сотрудника не взыскали. Аргументы такие.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/279074-materialnyy-ushcherb-esli-direktor-rasplatilsya-korporativnoy-kartoy-za-pokupku-lichnogo

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Источник: https://knopka.com/blog/188/

Как директора тратят деньги компаний и ничего не возвращают акционерам

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

Есть ситуации, когда генеральный директор может безнаказанно тратить деньги компании на оплату банкетов, фуршетов и поездок по Европе. И как бы компания ни пыталась, взыскать с него расходы не получится даже через суд. Но у акционеров все-таки есть возможности возместить понесенные убытки.

Недоговоренности и недостаточно четкое определение полномочий генерального директора ставят и собственников, и самого директора в рискованное положение. Для руководителя лучше заранее знать границы согласованных рамок. Так будет больше порядка и меньше претензий со стороны владельцев компании. Лучше всего делать это еще на стадии заключения договора.

Чаще всего мелкие траты директора начинают считать тогда, когда есть недовольство его работой в целом. В таких случаях ранние договоренности по мелким вопросам снизят риски для собственника и защитят наемных руководителей от возможных придирок.

В статье мы разобрали, какие ошибки совершают собственники и генеральные директора, когда дело касается корпоративных денег.

Когда с директора не удалось взыскать убытки

Не определены сроки выплаты премий

Наемный генеральный директор потратил на премии самому себе и представительские расходы 35 млн руб. Собственник компании подал на директора в суд, требуя взыскать убытки в размере этой суммы.

Акционер посчитал, что директор не отработал полный финансовый год и не завершил процессы по оптимизации бизнеса. То есть не выполнил ключевую задачу, ради которой его наняли. Поэтому оснований для начисления и выплаты ему премии быть не могло.

Суд, однако, принял сторону работника и в удовлетворении иска отказал (определение Девятого арбитражного апелляционного суда по делу № А40-204055/2016).

Чем руководствовался суд

В трудовом договоре директора нет четкого определения сроков выплаты премии по итогам года. С точки зрения закона все основания для выплаты директору премии имелись.

Кроме того, cовет директоров был доволен работой и результатами генерального директора на этой должности. Каких‑либо доказательств, что директор не выполнил задачу по усовершенствованию бизнеса, собственник в суде не представил. Поэтому квалифицировать 26 млн руб. премии директора как убытки не удалось.

Суд отказал и во взыскании 9 млн руб. представительских расходов. Директор проводил банкеты, деловые встречи в ресторанах с участием членов cовета директоров. Мероприятия оплачивались за счет средств компании и с ведома коллегиального органа, поэтому расходы были признаны обоснованными.

В командировки по России и за ее пределы директор предпочитал летать бизнес-классом. Это также вызвало негодование у совета директоров. Однако суд обратил внимание на другое обстоятельство: в организации отсутствовало положение о командировочных расходах, которое устанавливало бы пределы и градацию таких расходов для сотрудников. Поэтому данную претензию суд во внимание не принял.

Что говорит закон

С генеральным директором был заключен трудовой договор. Излишне выплаченную зарплату с него как с работника организации в данном случае взыскать нельзя. Премия генерального директора относится к составной части зарплаты.

Начисление генеральным директором себе премии будет необоснованным, если он не получил на это одобрения собственника бизнеса. Либо премия начисляется в большем размере, чем предусмотрено трудовым договором или положением о премировании. Такое начисление суды всегда признают прямым ущербом организации и взыскивают с директора.

Есть три условия, когда выплата премии будет считаться обоснованной и взыскать ее в качестве убытков не получится (ст. 137 ТК):

  • выплата премии предусмотрена по итогам какого‑либо периода (за отработанное время);
  • к работе руководителя не возникло никаких нареканий за отработанный период;
  • руководитель не совершал нарушений и не привлекался к дисциплинарной, административной или иной ответственности (апелляционное определение Липецкого областного суда от 12.05.2014 по делу № 33—1196/2014; апелляционное определение Московского городского суда от 06.05.2013 по делу № 11–11565).

Тратил деньги с корпоративной карты

Строительный холдинг подал в суд на бывшего генерального директора, требуя взыскать с него убытки в размере 600 тыс. руб. Директор потратил все деньги с корпоративной карты за две недели. Он не представил никаких оправдательных документов, подтверждающих служебную необходимость и выгоду компании от покупок.

Учредители компании посчитали, что средства были потрачены на личные цели директора, а не в интересах компании. Однако суд отказал учредителям в удовлетворении иска (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.08.2016 № 10АП-9953/2016 по делу № А41-8099/16).

Чем руководствовался суд

Суд посчитал, что генеральный директор действовал исходя из обычных условий делового оборота и в пределах разумного предпринимательского риска. В обязанности директора входило обеспечение эффективной работы компании, а эта деятельность предполагает представительские и командировочные расходы. Для оплаты таких расходов на руководителя оформили корпоративную кредитную карту.

Учредители не представили в суде доказательства, что были недовольны действиями генерального директора во время его работы.

Кроме того, суду не были предъявлены действующие в компании правила выдачи, пополнения и расходования средств с корпоративной карты.

В результате юристы компании не смогли обосновать претензии к генеральному директору с точки зрения закона и взыскать с него убытки. Суд признал его невиновным.

Когда с директора взыскали убытки

Директор отремонтировал дом за счет компании

Директор акционерного общества, входящего в структуру «НК „Роснефть“» на Дальнем Востоке, за счет компании отремонтировал арендованное служебное жилье, потратив на это почти 4 млн руб. Организация посчитала, что необходимости в ремонте не было, и расценила эти траты как нанесение убытков компании.

Директор установил в служебном доме перегородки с отделкой венецианской штукатуркой, душевую кабину с гидромассажной ванной, обустроил теплые полы, отделал фреской стены и т. д. В дальнейшем директор приобрел этот дом в собственность по ипотечной корпоративной программе. Тем самым руководитель улучшил свои жилищные условия за счет общества.

Суд согласился с доводами акционеров и признал траты директора незаконными. Во-первых, договор аренды служебного жилья не предполагал капитального ремонта и перепланировок помещения без согласия с арендодателем.

Во-вторых, суд установил, что еще до проведения ремонта директор согласовывал с акционерами планы по покупке этого дома. Все убытки с директора взыскали (постановление АС Дальневосточного округа от 22.09.

2017 № Ф03-3654/2017).

Директор тратил деньги компании бесконтрольно

Строительная компания работала в Ростовской области и имела двух учредителей, один из которых был генеральным директором. Он неоднократно брал деньги из кассы общества и не представлял отчетов о тратах.

Также руководитель заключал договоры, в том числе с самим собой как индивидуальным предпринимателем, на приобретение товаров, выполнение работ. Исполнение договоров он ничем не подтверждал.

Отсутствовали накладные, не были представлены документы об оприходовании материалов на склад общества или о принятии ТМЦ.

В книге доходов и расходов не были отражены расходы по приобретению этих материалов для использования в производстве.

Ситуация с неконтролируемым расходом средств компании в личных интересах одного из учредителей перестала устраивать партнера по бизнесу. Он обратился в суд с иском о взыскании убытков.

Суд признал траты директора необоснованными и установил его вину в причинении компании убытков. С директора взыскали более 6 млн руб. (постановление АС Северо-Кавказского округа от 14.10.

2015 по делу № А53-22323/2013).

Как не доводить дело до суда и избежать убытков

Когда собственники бизнеса привлекают наемных директоров, они ставят перед ними цели и рассчитывают на результаты. Владельцы вынуждены доверять директорам материальные ресурсы своих компаний. Но чтобы доверие не обернулось убытками, собственникам стоит позаботиться:

  • о подробном трудовом договоре с наемным директором, учитывающим все его полномочия и риски от их превышения;
  • детальном и однозначном положении о премировании сотрудников в организации;
  • фиксировании неудовлетворительной работы директора сразу, поскольку недовольство, проявленное задним числом, суд не учтет;
  • положении о командировочных и представительских расходах. В положении нужно прописать лимиты/предельные суммы, выделяемые на проведение мероприятий и на командировки. Также следует разработать процедуру одобрения высшим органом (собранием акционеров/участников, советом директоров) расходов, которые будут превышать установленные лимиты.

Наличие в компании подобных документов установит границы дозволенного и улучшит контроль над внутренними расходами. В случае обращения в суд компания сможет обосновать факт причинения убытков, подтвердить их документально и взыскать ущерб с наемного директора.

Источник: https://www.gd.ru/articles/9729-kak-direktora-tratyat-dengi-kompaniy

Отчет по корпоративной карте: пример. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении отчета по корпоративной карте работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

  • Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
  • Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
  • Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
  • Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно пополнить счет работника, находящегося за границей.
  • Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

  • Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
  • Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

  • Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
  • Лимиты по расчетам.
  • Порядок предоставления отчета по корпоративной карте.
  • Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
  • Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

  • Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
  • Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
  • Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: “Неснижаемый остаток” и “Платежный лимит”.

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

ДбКдНазначениеПодтверждение
55.451Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый)Платежное поручение, банковская выписка.
55.452Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный.Платежный документ, банковская выписка.
55.467,66Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договорОрдер банка, банковская выписка.
55.466Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафтаБанковская выписка, ордер.
91.251, 52Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание картыБанковская выписка, бухгалтерская справка.
91.266Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной картеБанковская выписка, бухгалтерская выписка.
6651,52Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием картыПлатежное поручение (документ), банковская выписка.

Для отражения пополнения корпоративной карты в “1С” используется документ “Списание с р/с”. Он находится в разделе “Банк и касса”.

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Упрощенный способ

ДбКдНазначениеПодтверждение
7155.4Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выпискеБанковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.71Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета.Счета, билеты, квитанции, чеки, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.
Академический вариант

ДбКдНазначениеПодтверждение
10, 20, 26, 44 и пр.71Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставленияБилеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.
7157Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банкеБухгалтерская справка.
5755.4Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выпискеВыписка банка с расшифровкой по картам.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

ДбКдНазначениеПодтверждение
73.255.4Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нуждыБанковская выписка, бухгалтерская справка.
50, 7073.2Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработкаБухгалтерская справка, приходный ордер.

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

  • Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
  • Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка, на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

  • “Остаток по карте”. Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
  • “Выдача карты №…”. В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке “Выдана карта” указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа “Платежное поручение”. Здесь указывается дата, номер документа.

В строке “Итого” должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

  • “Снято с карты”.
  • “Израсходовано наличности”.
  • “Внесено на карту через терминал”.
  • “Остаток наличности”.

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета – нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком.

Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора).

Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

Источник: https://FB.ru/article/342560/otchet-po-korporativnoy-karte-primer-buhgalterskiy-uchet-po-korporativnoy-bankovskoy-karte

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

Как взыскать с директора убытки за расходы по корпоративной карте

Компания выдала генеральному директору корпоративную банковскую карту. Как взыскать убытки, если директор допустил нецелевое расходование средств.

Генеральной директор крупной компании при исполнении обязанностей постоянно совершает расходы.

Необходимо ездить в командировки, посещать конференции, встречаться с важными контрагентами, должностными лицами и т. д.

Чтобы упростить финансирование, компании нередко оформляют корпоративные банковские карты. Если директор потратит деньги на то, что не связано с расходами по работе, с него можно взыскать убытки.  

Как оформить порядок использования корпоративной банковской карты

Когда директор получает в свое пользование банковскую карту от компании, необходимо определить. На что именно он вправе тратить деньги. Какие расходы являются целевыми.

Работодателю понадобится документально закрепить порядок использования средств с карты. В каком случае можно пользоваться картой и в пределах каких сумм.

Это укрепит положение компании, если впоследствии понадобится взыскать с директора убытки за ненужные траты.

В качестве документа об использовании карты оформляют локальный акт, например, регламент использования карты или положение об использовании карты. В документе необходимо отразить:

  • на что директор вправе тратить деньги – нужно подробно перечислить допустимые операции;
  • сколько можно потратить;
  • какими документами директор должен подтвердить расходы;
  • в какие сроки директор должен отчитаться в расходах по карте.

Когда оформляют локальный акт об использовании карты, важно обратить внимание, кто подпишет документ со стороны компании. Все документы такого рода обычно подписывает сам директор.

Но поскольку карту выдают ему, присутствует конфликт интересов. Компании следует позаботиться о том, чтобы в учредительных документах была оговорка, кто подписывает документы вместо директора в случае конфликта интересов.

Например, общее собрание, правление, совет директоров.

Как взыскать убытки с директора за расходы по карте

Корпоративная банковская карта выдается в пользование директору, но работодатель вправе контролировать расходы по ней. Если компания обнаружит, что директор допустил нецелевое расходование средств, она может оспорить такие платежи и потребовать возмещения потраченных сумм.

Например, если руководитель оплатил картой перелет бизнес-классом, ужин в ресторане и гостиничные услуги, это входит в допустимые расходы. А вот если он приобрел в собственность машину или заказал посторонние услуги, за это можно потребовать возмещения убытков.

Что подтвердит нецелевые расходы

В качестве подтверждения нецелевых трат послужат:

  1. Попытки директора скрыть истинные расходы. Например, он предоставил поддельные счета или чеки.
  2. Отсутствие одобрения операции, если по уставу или условиям использования карты учредители должны одобрить трату.
  3. Конкретное назначение платежей – посторонние расходы, которые не имеют отношения к служебной деятельности директора.

Что не является доказательством нецелевых расходов

Однако учредителям не удастся взыскать с директора убытки, если присутствовал нормальный хозяйственный риск. Доказательством нецелевых трат не станут балансы бухучета, финансовые отчеты и результаты анализа хозяйственной деятельности компании:

« негативные последствия, наступившие , когда в состав органов юридического лица входил директор, сами по себе не свидетельствуют о недобросовестности и (или) неразумности его действий (бездействия), так как возможность возникновения таких последствий сопутствует рисковому характеру предпринимательской деятельности» (п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62).

Также, если учредители часто повышали лимит расходов по карте или увеличивали вознаграждение директору, доказать его вину в нецелевых расходах будет сложно. Суд может расценить такие поощрения как одобрение всех действий директора (постановление 9ААС от 21.04.2014 по делу № А40-81444/2013).

Что поможет привлечь директора к материальной ответственности

Если работодатель хочет взыскать с директора убытки за нецелевые траты средств компании, доказательствами вины руководителя послужат:

  • данные аудиторской проверки или ревизии,
  • данные инвентаризации,
  • бухгалтерские справки и т. п.

Документы должны подтверждать, что генеральный директор с нарушениями руководил хозяйственной деятельностью компании.

По материалам публикации в № 2, 2017 г.

Источник: https://www.tspor.ru/article/2179-qqe-17-m4-05-04-2017-kak-vzyskat-s-direktora-za-korporativnuyu-kartu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.