+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

Содержание

Как свести к минимуму риск мошенничества со стороны сотрудников

Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

Как правило, противоправные действия персонала компании обусловлены следующими предпосылками (треугольник мошенничества):

Для противодействия им следует разработать программу мероприятий, включающую упреждение, предотвращение, выявление и расследование мошеннических действий. А кроме того, повышать эффективность этих процессов за счет координации и слаженной работы структурных подразделений компании.

Как лучше упреждать мошенничество в компании

Чем выше корпоративная культура и лояльность персонала компании, тем меньше злоупотреблений.

Поэтому, чтобы свести к минимуму риск мошенничества со стороны сотрудников, необходимо создать условия, при которых большая часть персонала даже не задумается о возможности хищений, фальсификации данных и т. д. Более того, сотрудники будут считать своим долгом сообщить о выявлении подобных фактов.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Aкты мошенничества можно выявить, к примеру, по следующим признакам:

  • увеличение количества брака по сравнению с предыдущими периодами (списание нового товара как бракованного за счет фальсификации первичных документов на списание ТМЦ);
  • снижение финансовых показателей (выручка, прибыль) по отдельным сегментам относительно предыдущего периода (признаки предоставления необоснованно крупных скидок или закупки у поставщиков по завышенным ценам за личное вознаграждение);
  • наличие расхождений по физическим объемам ТМЦ, отпущенных в производство, по сравнению с объемами ТМЦ, полученными со склада;
  • выявление дублирующих друг друга первичных документов (признаки «задвоения» платежей в рамках одного и того же контрагента, при этом часть денег может попадать на личный счет сотрудника);
  • наличие расхождений по весу груза, замеренного в момент получения в компании и при отправке от склада поставщика (признаки хищения части груза при транспортировке);
  • увеличение расходов по материалам, купленным сотрудниками компании за средства, полученные под отчет (риск фиктивного списания материалов в целях последующего хищения).

Этические требования к ведению бизнеса персоналом компании следует формализовать, зафиксировав обязательные для всех правила в специальном документе (кодекс этики), и донести до всех сотрудников. Кодекс этики утверждается приказом по организации, а сотрудники знакомятся с ним под подпись.

Так документ включается в перечень внутренних локальных актов, нарушение которых может быть приравнено к нарушению трудовой дисциплины (подробнее о том, что может содержать такой документ, см. Кодекс делового поведения персонала Сибирской угольной энергетической компании).

Например, к действиям, влекущим за собой дисциплинарную ответственность, можно отнести невыполнение должностных инструкций, опоздание, ранний уход, прогул, превышение полномочий, подделку документов и фальсификацию данных, нарушение правил конфиденциальности и корпоративных правил передачи информации контрагентам, инструкций по технике безопасности и санитарным нормам, правил пожарной безопасности и т. д.

Кроме того, для упреждения мошеннических действий можно выделить специальный канал связи (горячую линию) по приему сообщений о фактах злоупотреблений, обеспечить конфиденциальность для его респондентов и утвердить порядок работы по приему и первичной проверке сообщений.

Если горячая линия организуется по телефонной связи, то для позвонившего сотрудника из любой точки страны звонки должны быть бесплатными (к примеру, многоканальный телефон 8-800).

Для удобства сотрудников ее можно дополнить другими каналами связи – e-mail или абонентским почтовым ящиком (подробнее о том, как выстроить схему передачи сообщений о фактах мошенничества в компании, см. Руководство по пользованию каналами передачи сообщений о хищениях компании «СУЭК»).

Дополнительно стоит предусмотреть в бюджете расходы на проведение агитационной кампании. Она может включить выпуск плакатов, календарей, выход публикаций в корпоративной прессе на тему недопустимости мошеннических действий, в которых также будут содержаться контакты горячей линии. Кстати, о выявленных фактах правонарушений молчать не стоит, лучше написать о них в корпоративных СМИ.

Какие мероприятия по предотвращению мошенничества стоит провести в компании

Предотвратить мошенничество со стороны сотрудников в компании можно с помощью следующих мероприятий:

Так, например, в процессы закупочной деятельности можно:

Для платежных процессов компании (подробнее об этом см. Как контролировать платежи компании) следует:

Что касается процессов производства продукции, то в их отношении следует:

Для контроля сбыта продукции (подробнее об этом см. Как контролировать продажи) стоит:

Чтобы процессы ремонта и технического обслуживания (подробнее об этом см. Как контролировать процессы технического обслуживания и ремонтов) сделать более прозрачными, следует:

А например, для усиления контроля за капитальным строительством и инвестиционной деятельностью (подробнее об этом см. Как контролировать инвестиционную деятельность) необходимо:

Кроме того, не будет лишним установить в компании режим коммерческой тайны, приняв соответствующее положение и заключив с сотрудниками соглашения о ее неразглашении.

Для их применения необходимо:

Как выявлять и расследовать факты мошенничества

Процессы выявления и расследования фактов мошенничества прежде всего следует регламентировать. А именно разработать специальный документ, устанавливающий строгий порядок мероприятий, связанных с этим. В нем следует установить процедуры служебного расследования.

Четкий алгоритм проведения внутрикорпоративного расследования, предусмотренный в локальном нормативном акте, позволит выявить факты мошеннических действий, собрать доказательства совершения злоупотребления и установить виновных должностных лиц.

При этом служебное расследование должно проходить в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как задействовать в борьбе с мошенничеством подразделения компании

Эффективно противодействовать мошенничеству поможет слаженная работа структурных подразделений компании, таких как управление рисками, кадровая, PR- и IT-службы, а также подразделение внутреннего аудита, служба безопасности и юридический отдел.

При этом в обязанности подразделения управления рисками входят анализ, оценка и мониторинг рисков мошенничества.

К обязанностям кадровой службы следует добавить:

Сотрудников PR-службы необходимо обязать:

IT-службе следует также поручить:

Подразделение внутреннего аудита должно заниматься:

Служба безопасности прежде всего должна отвечать:

В обязанности юридической службы стоит включить:

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Кроме основных мероприятий по предотвращению мошенничества можно принять в компании дополнительные меры, а именно:

  • еженедельно анализировать первичные отчетные документы сотрудников, напрямую участвующих во взаимоотношениях с клиентами компании (выборочно или на основе суммового критерия, например, свыше 50 000 руб.);
  • периодически делать выборку из платежных поручений в целях сверки банковских реквизитов с данными, указанными в договорах;
  • проводить инвентаризацию банковских счетов, сверять бухгалтерские записи с банковскими выписками;
  • анализировать списания дебиторки в крупном размере;
  • проверять на выборочной основе основания для предоставления скидок в соответствии с утвержденными внутренними документами, регламентирующими порядок получения скидок клиентами компании;
  • сверять цены в счетах на продажу с ценами, указанными в официальных прайс-листах;
  • исследовать обоснованность предоставления кредитных лимитов отдельным клиентам;
  • проводить выборочную сверку счетов на оплату, актов выполненных работ и договора на предмет соответствия стоимости и порядка оплаты;
  • выборочно проверять документацию по крупным тендерам и соответствие победителя и условий договора с победителем положениям закупочной документации;
  • выборочно анализировать отдельные инвестиционные проекты на предмет наличия корпоративных согласований и одобрений, а кроме того, проводить план-факт-анализ ключевых показателей проекта.

Источник: https://www.fd.ru/recommend/2670-kak-svesti-k-minimumu-risk-moshennichestva-so-storony-sotrudnikov

Личные девайсы работника: какие риски несёт работодатель

Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

На самом деле, мы живем в крайне удивительное время. Наверное, не каждый сегодня вспомнит, что еще недавно «удаленная работа» была чем-то из разряда фантастики.

Посмотрите вокруг – среди наших знакомых найдется хотя бы один из тех, кто работает не в офисе компании, а выполняет свои должностные обязанности посредством личных технических средств, к коим относятся смартфоны, компьютеры, ноутбуки и планшеты.

Во многом, такое положение дел объясняется получившим широкое распространение интернетом, относительной доступностью технологий для потребителей, их сравнительной «простотой» использования.

Концепция и практическое воплощение принципа удаленной работы пришло к нам с Запада и называется она «Bring Your Own Device» (BYOD), что в переводе на русский язык означает: «Принеси свое собственное устройство». 

Суть данной концепции сводится к тому, что работник самостоятельно обеспечивает себя средствами для работы, взамен чего он освобождается от регулярного присутствия в офисе.

Ввиду того, что «неповоротливое» Российское законодательство однажды оказалось неготовым принять новшества, сегодня мы имеем дело с самой настоящей нормативной «дырой», в которой и работникам, и работодателям тяжело защищать свои права. 

Помимо всего прочего, «удаленность» работника от работодателя формирует между ними особый склад отношений, о которых мы расскажем пользователям услуги «1С онлайн» в нашей статье.

Конфиденциальная информация

Принято считать, что если сотрудники компании работают под неким «присмотром» начальства, то риск утечки конфиденциальных данных компании стремится к абсолютному минимуму.

Также, если работники в целях выполнения своих должностных функций будут использовать технические устройства, являющиеся собственностью фирмы, то ей (фирме) будет существенно легче проводить мониторинг и анализ деятельности сотрудников. 

В большей степени, это соответствует действительности: работодатель вправе хранить секретную информацию компании на компьютерах в рамках сервера и открывать доступ к ней только тем сотрудникам, которые по своим должностным, личным и моральным качествам будут готовы со всей ответственностью с ней обращаться. 

Техническая сторона вопроса также важна – работникам, например, можно запретить использовать USB-накопители (флешки) при работе с офисными компьютерами, а также поставить фильтр на электронную почту, которая не позволит переслать третьим лицам важные документы. В этом вопросе полет фантазии может быть ограничен только «кошельком», но никак не уровнем технического прогресса. 

Совсем другое дело обстоит, когда сотрудники компании работают с дома, со своих личных компьютеров. В данном случае, стирается грань между личным и рабочим пространством пользователя, где зона влияния работодателя, либо преуменьшена, либо слишком преувеличена.

Кстати, о личном пространстве…

Конституцией Российской Федерации нам всем гарантировано право на личные права и свободы. Это фундаментальное право цивилизованного общества находит некоторые препятствия в сфере удаленной работы. Недавно мы решили изучить рынок вакансий с пометкой на «дому» на примере должности «помощник руководителя» 

Так, нами было обнаружено, что практически все предложения такого характера в той или иной степени не предполагают нормированный рабочий день, следовательно, соискатель должен быть готов к тому, что по первому «зову» своего начальника в любое время дня и ночи, к нему могут обратиться с каким-либо поручением. А его, стоит заметить, потребуется выполнить незамедлительно 

Разумеется, трудовые отношения на таких началах не могут по определению быть отражены в трудовом договоре, если такой вообще предполагается. С точки зрения ТК РФ, рабочий день должен быть строго регламентирован. Все, что выходит за рамки рабочего времени – сверхурочный труд, который оплачивается по другой ставке. 

Грамотно «прописать» все тонкости и нюансы, в данном случае, будет крайне нелегко при условии, что как таковая «удаленная работа» Трудовым Кодексом пока не регламентируется.

Есть еще один пример вмешательства в личное пространство пользователя: к примеру, сотрудник получает некий пакет конфиденциальных документов по электронной почте.

Для собственного удобства он сохраняет их в памяти своего компьютера 

Далее по независящим от работника обстоятельствам, работодатель начинает подозревать своего сослуживца в том, что он причастен к утечке данных. Бывали случаи, когда компания посредством собственных ресурсов просто «сносила» операционную систему работника, дабы удалить доступ к документам, руководствуясь принципом «лучше перегнуть, чем не до гнуть». 

На данном примере мы видим, что компания достигла своей цели в плане удаления файлов, но в этот же момент личные данные работника также пострадали. Очевидно, что преследуемая работодателем цель не оправдывает средства для ее достижения.

Если села батарейка…

Руководству компании и контактным лицам, в чьем подчинении находится «удаленный» сотрудник, не всегда легко отследить его деятельность и обеспечить должный уровень дисциплины в работе.

Особо явно прослеживается эта пагубная тенденция, когда отношения работника и работодателя не закреплены трудовым договором, а вся рабочая деятельность сотрудника основывается на устной договоренности с ним. 

При такой расстановке сил, у исполнителя работы в самый неподходящий момент может попусту выйти из строя то устройство, по средствам которого он выполняет свой труд

Примеров для описания различных «казусных» ситуаций можно набрать великое множество с учетом того, что концепция BYOD не подразумевает ответственность работодателя за исправность девайсов своего подчиненного, т.к. де-факто она полностью ложится на плачи их владельца. С точки зрения статьи 22 Трудового Кодекса, работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовых функций средствами. 

Невзирая на это, данное правило совершенно не работает в описываемом нами случае, т.к., еще раз повторимся, «фриланс» в российском законодательстве не регламентируется, а только «нащупывается» чиновниками, пишущими его.

В качестве превентивной меры по устранению возможных трудностей в этом вопросе, работодатель может обеспечить работника тем же компьютером или любым другим устройством, которое может быть использовано в качестве основного инструмента работы, а также в качестве «запасного» на случай непредвиденных обстоятельств. 

При этом, мы с вами прекрасно понимаем, что осуществить это на практике захочет далеко не каждый работодатель, т.к. зона материальной ответственности работника перед работодателем существенно возрастает, тем более, если мы сейчас с вами говорим о неком дорогостоящем оборудовании, а не просто «кнопочном телефоне» и тому подобных устройствах.

Заказ выполнен, но результат не тот

Мы частично затронули тему личной ответственности работника перед поставленными перед ним задачами, однако, не развили эту тему, хотя, по нашему мнению, она достойна того, чтобы о ней рассказать.

Любой работодатель, который ищет соискателей для дистанционного выполнения работы, тем более из другого города, а то и государства, хорошо понимает, что его личные качества будут стоять наравне, а то и преобладать над профессиональными. 

В данном случае, мы говорим о тех из них, благодаря которым работа будет осуществляться в обговоренный срок, а поставленные цели будут достигнуты в соответствии с распоряжениями руководства. 

Как это ни странно, но и эта сторона проблемы также затрагивает техническую составляющую. Предположим, «удаленному» ландшафтному дизайнеру поручили создать макет парковой зоны и ее последующей визуализацией.

Наш дизайнер, как человек «скромный», решил не поставить в известность своего заказчика о том, что его компьютер, скажем так, не совсем предрасположен к тому, чтобы выполнить этот заказ полностью в соответствии с техническим заданием.

Как результат – макет готов, но не с тем качеством исполнения, который ожидал увидеть работодатель.

На этом этапе мы еще раз приходим к выводу, что дистанционное выполнение работы не всегда может быть проконтролировано заказчиком во избежание разногласий с работником.

Как заблаговременно узнать о всех возможных трудностях? На этот вопрос можно только выдвинуть предположение: необходимо узнать о работнике не только наличие у него профессиональных навыков, умений и квалификации, но и технические параметры тех средств, которые послужат в дальнейшем инструментами для выполнения работы.

Угроза безопасности

Как правило, работодатель заботится об обеспечении безопасности коммуникативных устройств в рамках своего офиса. Однако, это правило только в исключительных случаях работает на примере «удаленного» сотрудника.

В данном случае, мы говорим о разного рода вредоносных программах (вирусах), которые могут повредить не только само устройство пользователя, но ограничить, заблокировать или вовсе лишить доступа к ценной информации.

Ни в одной из вакансий на исследуемом нами рынке мы не нашли требований компаний к соискателям по обеспечению своих компьютеров антивирусными программами. Вполне возможно, что у них в этом нет острой необходимости, т.к. выполняемая работа не требует к себе повышенного уровня безопасности устройств. 

Как бы то ни было, решение данного вопроса, возможно, обезопасило бы работодателя от вытекающих из этого проблем, а также лишило работника претензий с его стороны в случае возникновения непредвиденной ситуации. 

Опять-таки, по мнению заказчика, обеспечение информационной безопасности и работоспособность девайсов находится в ведении исполнителя.

В то же время, в обеспечении должного уровня защиты общих документов заинтересованы обе стороны.

Более того, сама специфика вредоносного ПО предполагает, что «подцепить» ее в интернет пространстве проще простого и для этого не потребуются какие-либо преднамеренные действия со стороны пользователя.

Наше резюме

Взяв за основу ситуацию, когда работник выполняет свои обязанности по средствам личных коммуникативных устройств по согласованию с работодателем, мы пришли выводу, что концепция BYOD – рискованный формат сотрудничества с исполнителем работ. 

Наравне с неоспоримыми преимуществами он способен существенно усложнить взаимодействие с сотрудником, а также затянуть процесс согласования рабочих вопросов на более длительные сроки в виду не только личных качеств работника, но и особенностей его технической базы

Мы рекомендуем работодателям в максимально возможной степени обговорить и, по возможности, документально оформить все правовые отношения между сторонами, т.к. именно на этом этапе, как правило, закладывается основа будущих разногласий.

Источник: https://SCloud.ru/blog/5_samykh_obsuzhdaemykh_zakonoproektov/

Умный контроль сотрудников. Зачем и как правильно это делать?

Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

Результаты социологических исследований показывают, что около 70% убытков предприятию причиняет халатное отношение сотрудников к выполнению своих служебных обязанностей. Вывод напрашивается сам собой: для улучшения экономических показателей любой компании необходимо свести к минимуму, а в идеале полностью исключить, негативное влияние персонала на её деятельность.

Как это сделать? Ведь труд офисного работника достаточно специфичен. В течение рабочего дня сотрудники выполняют десятки микроопераций: общаются в корпоративных мессенджерах, обрабатывают потоки поступающей по электронной почте корреспонденции, отвечают на звонки, занимаются поиском нужной информации и т. п.

Большую часть времени они проводят за компьютером. Поэтому работодателям бывает непросто контролировать качество работы и объективно оценивать личную продуктивность каждого из них.

Зачем нужна система контроля работы персонала?

1. Выявление ненадлежащего выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей.

Пуская всё на самотёк и не контролируя выполнение поставленных задач, работодатель ставит под угрозу успех собственного бизнеса.

Ведь несвоевременное выявление неэффективных работников приводит к сорванным дедлайнам, прогоревшим проектам, неподписанным контрактам, некачественно выполненным заданиям и другим крайне неприятным последствиям.

2. Выявление прокрастинаторов. Независимо от того, почему сотрудник откладывает выполнение поставленных задач на последний момент, он приносит компании вред.

Во-первых, срыв сроков сдачи проекта может обернуться для работодателя штрафами, неустойками, конфликтами с деловыми партнёрами и, конечно же, подмоченной репутацией.

Во-вторых, если работа делается в последний момент, уже не остаётся времени для проверки, согласования и внесения правок.

3. Контроль при адаптации новичка. Новый сотрудник быстрее включится в рабочие процессы, если ему предварительно объяснят специфику работы, а не предоставят возможность разбираться в этом собственными силами, используя метод проб и ошибок. Руководителю важно знать, как непосредственный начальник общается с новичком.

Рассказывает ли ему, как тот справляется с выполнением поставленных задач? В то же время коммуникации должны быть направлены и в обратную сторону. Поэтому работодателю необходимо отслеживать, задаёт ли новый сотрудник вопросы своему куратору и насколько внимательно он относится к полученным замечаниям.

Независимо от специфики работы новичку важно познакомиться с сотрудниками, наладить с ними неформальные отношения и как можно быстрее влиться в коллектив. Если руководитель не будет контролировать этот процесс, новый работник может ограничиться только узким кругом знакомств.

В результате, у него проявляется адаптационный стресс, что повышает риск формирования напряжённой психологической обстановки в коллективе.

4. Выявление сотрудников, собирающихся уволиться. Накануне ухода в другую компанию работники стараются использовать нынешнее место работы с максимальной пользой.

Они распечатывают резюме на офисном оборудовании, рассылают отклики на объявления о вакансиях с рабочего компьютера и ищут возможность ходить на собеседования в рабочее время.

Увольняясь, около половины «перебежчиков» забирают с собой служебные документы, базы контрагентов, а нередко и конфиденциальную информацию. Поэтому очень важно своевременно выявить сотрудника, собирающегося уйти или поступить непорядочно.

5. Выявление нарушителей трудовой дисциплины. По оценкам специалистов, около 20% работников при удобном случае готовы переступить закон. Поэтому одной из ключевых задач грамотного руководителя является контроль персонала и предупреждение негативного воздействия нерадивых сотрудников на работу компании.

Сюда можно отнести:— нерациональное использование рабочего времени;— выполнение работ на другого работодателя или «фриланс»;— нарушение норм корпоративной культуры;— проявление лояльности к клиентам за вознаграждение с их стороны;— фальсификация отчётов;— использование служебного оборудования и баз данных в личных целях;

— финансовые правонарушения.

6. Контроль производительности сотрудников позволяет своевременно определить проблемы при выполнении тех или иных задач. А вовремя предупреждён – значит, надёжно вооружён.

Как лучше организовать контроль сотрудников?

Для контроля работы офисных сотрудников лучше остановить выбор на программных средствах. Условно их можно разделить на 2 типа:

• ПО, контролирующее качество выполнения сотрудником своих служебных обязанностей;
• Программы, предназначенные для обеспечения информационной безопасности.

Выбрать лучший из этих вариантов практически невозможно. Поскольку для эффективной работы компании нужны оба. Поэтому современный рынок информационных технологий предлагает комбинированные решения. Одним из них является программа CleverControl.

Её функционал позволяет получить детальную информацию о деятельности персонала на протяжении рабочего дня. Ведь сам факт нахождения сотрудника в офисе не означает, что всё это время он продуктивно работает, а не серфит в интернете.

CleverControl помогает определить, какой процент рабочего времени работник использовал для решения бизнес-задач, а сколько прокрастинировал на развлекательных сайтах и в социальных сетях. Программа собирает информацию обо всех URL-адресах, отслеживает время и продолжительность посещения веб-ресурсов.

Программный продукт оснащён набором функций, которые позволяют записывать все нажатия клавиш, клики компьютерной мыши и поисковые запросы в различных программах, приложениях и веб-браузерах. Также CleverControl способен мониторить обмен сообщениями в 20-ти популярных мессенджерах.

Каждый раз, когда меняется URL или активное окно, программа делает скриншот экрана. Помимо этого, с помощью подключённого к компьютеру микрофона она может записывать звуки, а через веб-камеру следить за всеми происходящими в офисе событиями и делать снимки, соответствующие настройкам пользователя.

Сервис не только отслеживает использование программ и приложений, но и фиксирует случаи применения внешних накопителей информации. Программа также контролирует тип документов и количество страниц, отправленных на печать. Это позволяет оптимизировать расходы на обслуживание принтера, выявить случаи нецелевой печати и утечку конфиденциальной информации в виде распечатанных документов.

CleverControl обеспечивает просмотр от 1 до 16 экранов одновременно. На основе собранных данных программа формирует подробные отчёты, которые подаются в виде удобных графиков и диаграмм. Руководитель может посмотреть их в удалённом режиме из любой точки мира.

Организовывая контроль за работой персонала, важно не переусердствовать. В противном случае вы можете утратить атмосферу доверия и рискуете потерять лояльность сотрудников. Поэтому не забудьте поставить их в известность о проведении контроля. Постарайтесь донести до них важность этих мероприятий и заранее оговорите наказание за противоправные действия.

Источник: http://hr-elearning.ru/umnyy-kontrol-raboty-sotrudnikov-sistema-kontrolya-raboty-personala/

Законность наблюдения работодателя за работниками

Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

В наше время жалобы работников на слежку со стороны работодателя явление не редкое – ведется видеонаблюдение, читается электронная почта, отслеживает интернет-траффик.

Иногда это приводит к увольнению работника за “пустяки”: личное письмо с корпоративной почты или скопированные на флешку файлы для работы дома.

Работодатели в подобных случаях оправдываются необходимостью контроля за выполнением работниками трудовых функций и обеспечением безопасных условий труда.

Работники ссылаются на:

  • Ст. 23 Конституции РФ: каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени, право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений.
  • Часть 1 ст. 24 Конституции РФ: сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Электронная почта

Суды спокойно реагируют на факт просмотра содержания переписки сотрудников с другими лицами и не считают это нарушением тайны переписки или вмешательством в частную жизнь, даже если переписка шла не с корпоративного почтового ящика, но с использованием рабочего компьютера.

Пример 1:

Работница почты выгрузила из служебной программы данные о заработной плате сотрудников и отправила их на свой личный почтовый адрес и личный почтовый адрес другого сотрудника.

Суд принял в качестве допустимого доказательства акт осмотра рабочего места и жесткого диска компьютера сотрудницы (с фиксацией адресов электронной почты и содержания личной переписки) и признал законным увольнение работницы за разглашение персональных данных.

Пример 2:

Cотрудницу уволили за нарушение кодекса этики госслужащего и регламента использования служебной техники.

Работодатель в ходе служебной проверки установил, что работница с рабочей почты вступала в переписку с гражданами по личным вопросам, а также в переписке обсуждала действия других сотрудников, критиковала их работу.

Был составлен соответствующий акт осмотра рабочего места с фиксацией адресов, по которым шла переписка и краткого содержания переписки. Суд принял акт осмотра в качестве доказательства, посчитал оправданным и допустимым просмотр личной переписки, так как она велась со служебного почтового ящика.

Пример 3:

Работник был уволен за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну. Со своего рабочего места он с использованием сначала корпоративной почты, а затем и личного почтового ящика переслал несколько файлов со служебной информацией на почту другого лица.

При этом работодатель в ходе осмотра корпоративного почтового ящика и через систему мониторинга просмотрел личную переписку работника, так как достоверно установил адреса почтовых ящиков – участников переписки, содержание писем и пересылаемых файлов.

Суд не посчитал это “вторжением в личную жизнь”, акты осмотра рабочего места с фиксированием содержания переписки принял как допустимые доказательства.

Пример 4:

Работницу уволили за прогул, заблокировали доступ на рабочий компьютер. По мнению сотрудницы, были нарушены ее права на неприкосновенность личной жизни и тайну переписки, поскольку в почтовом ящике находились и личные письма к содержимому которых и адресной книге был утрачен доступ.

Суд же рассудил иначе, так как компьютер является собственностью работодателя, почта – корпоративной, работодатель вправе был заблокировать уволенной работнице доступ к почте.

Просмотр работодателем в этом случае личной переписки работницы оправдан, так как велась она с корпоративного почтового ящика.

Согласно ч.2 статьи 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей.

Компьютер с установленным программным обеспечением, также относится к рабочему оборудованию и предоставляются работнику для выполнения им трудовых обязанностей.

Работник может использовать собственность работодателя только в рабочих целях.

Согласно ч.1 статьи 22 ТК РФ работодатель вправе контролировать исполнение работником трудовых обязанностей и использование им оборудования и других технических средств, предоставленных для работы.

Отслеживать содержание корпоративной почты, интернет-траффик, использование рабочего компьютера – законное право работодателя.

Социальные сети

Работникам не рекомендуется использовать корпоративную почту, рабочие аккаунты в социальных сетях для личной переписки – это может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины.

Работодатель вправе осмотреть личные аккаунты работника в социальных сетях и по результатам осмотра применить к нему меры дисциплинарной ответственности, но не вправе использовать полученную информацию о личной переписке в каких-либо целях, кроме установления факта нарушения трудовой дисциплины.

Пример 1:

Работодатель обосновывал законность сокращения единицы юрисконсульта на 0,5 ставки тем, что после завершения проектного и строительного этапа реконструкции комплекса значительно снизился объем претензионной работы.

В качестве одного из доказательств были приведены данные мониторинга, из которых следовало, что штатный юрист большую часть рабочего времени проводил в социальных сетях с рабочего компьютера.

Суд данный довод принял во внимание и отклонил требования работника о признании незаконным сокращения.

Пример 2:

Работника за просмотром социальных сетей и развлекательных сайтов с рабочего компьютера застал начальник.

В целях проверки активности пользователя работодатель изъял компьютер и исследовал журнал браузера, где были обнаружены ссылки на посещаемые работником страницы сайтов, касающиеся продажи автомобилей, сервисы выбора товаров личного пользования, развлекательные сайты и социальные сети.

Суд, рассматривая иск работника о признании незаконным приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности, принял в качестве допустимого доказательства акт осмотра журнала браузера.

Работодатель не нарушает положений статьи 23 Конституции РФ, если:

  • содержание личных писем или аккаунтов в социальных сетях используется только в объеме, достаточном для установления факта нарушения трудовой дисциплины;
  • анализ информации проводился не для установления обстоятельств личной жизни работника;
  • цель анализа – выявление признаков разглашения охраняемой законом информации, нарушения корпоративных кодексов и иных требований закона.

Использование данной информации в иных целях является нарушением неприкосновенности частной жизни.

наблюдение

Согласно ч.1 статьи 21 ТК РФ работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.

Поэтому работодатель обязан уведомить работника под роспись о возможности проведения контрольных мероприятий. В частности, в обязательном порядке работников уведомляют о ведении видео- и аудио-наблюдения.

Нарушение данного требования дает право работнику требовать компенсации морального вреда за нарушение его трудовых прав.

Пример 1:

Сотрудницы требовали от работодателя принять дополнительные меры по обеспечению безопасности труда.

Работодатель в качестве такой меры установил камеры видеонаблюдения в рабочем кабинете, работницы обратились в суд с иском обязать работодателя демонтировать камеры и возместить компенсацию морального вреда.

Требования мотивировались тем, что в рабочем кабинете работники переодеваются, обедают, совершают личные звонки по мобильным телефонам, ведут личные разговоры друг с другом, а видеонаблюдение нарушает их право на неприкосновенность частной жизни.

Суд признал правомерность установления видеокамер. Такая мера со стороны работодателя была продиктована обязанностью создать безопасные условия труда.

Камеры установлены под давлением самих работниц, которые писали жалобы на небезопасные условия труда, угрожали самоубийством. При установке камер работодатель проинформировал работников о введении видеонаблюдения.

Наблюдение велось на рабочем месте, на котором работники осуществляют свои трудовые функции, следовательно, вмешательства в частную жизнь не происходило.

Пример 2:

В поликлинике в качестве антитеррористической меры и в целях обеспечения безопасных условий труда установили видеонаблюдение в кабинетах, работники были ознакомлены под роспись с положением о видеонаблюдении, уведомлены о запрете препятствовать работе видеокамер. Одна из работниц посчитала это вмешательством в свою личную жизнь, развешивала перед камерой воздушные шары с целью перегородить обзор. По результатам служебного расследования сотрудница была привлечена к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Суд, отказывая в удовлетворении иска о признании приказа незаконным.

Работница ознакомлена под роспись с положением о видеонаблюдении и обязана была соблюдать нормы ЛНА, а видеозапись рабочего процесса не является раскрытием персональных данных работника и не использовалась для того, чтобы установить обстоятельства частной жизни либо личную и семейную тайну. наблюдение в кабинетах установлено в целях обеспечения антитеррористической защищенности и безопасности в организации, данные обрабатываются исключительно в объеме, необходимом для достижения указанных целей.

Работодатель вправе контролировать исполнение трудоых функций любыми законными способами, в том числе и контролем за использованием служебной техники, корпоративной почты. Риск раскрытия личной переписки лежит на работнике, если он ведет ее со служебного компьютера или с использованием рабочего почтового ящика, иных средств связи, предоставленных работодателем.

Работодатель не вправе использовать средства дистанционной прослушки или дистанционного доступа к личным мобильным и иным устройствам работника, сомнительно использование клавиатурных шпионов. Более правильным будет применение программных средств для анализа интернет-траффика, использования приложений, аппаратных ресурсов.

Источник: https://www.mostrudexpert.ru/infocentr/145-zakonnost-nablyudeniya-rabotodatelya-za-rabotnikami

Ип вместо сотрудников: риски «перевода» и правила налоговой безопасности

Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

Кому подходит эта статья: всем компаниям, у которых большие расходы на зарплату и зарплатные налоги.

Ряд компаний, у которых доля расходов на оплату труда является основной (сфера услуг), испытывают повышенную налоговую нагрузку в связи с необходимостью перечислять весомые «зарплатные» налоги:

  • страховые взносы – 30% от оклада;
  • подоходный налог (НДФЛ) – 13% от официальной зарплаты (налог удерживается с работника, но, по сути, перекладывается на компанию, так как ей приходится оплачивать его сверх той суммы, которую работник рассчитывает получить «на руки»).

Оптимизировать проблему больших «зарплатных» налогов в компании можно путем заключения договора с ИП, когда в качестве предпринимателя регистрируют потенциального сотрудника, и такой ИП работает на УСН-6 (платит налог с дохода).

То есть, по сути, компания заключает гражданско-правовой договор (ГПХ) вместо трудового.

Выгода состоит в том, что вместо страховых взносов в размере 30% и НДФЛ в размере 13% в бюджет самим ИП оплачивается только «упрощенный» налог – 6% с доходов.

Налог по УСН уменьшается сумму фиксированных взносов – около 32 тыс. руб., – которые все ИП платят за себя (плюс 1% с дохода. Превышающего 300 тыс. руб.). Суммы налогов за ИП работодатель может компенсировать (по аналогии с НДФЛ).

ИП работник ООО

Часто встречающиеся варианты заключения договоров с предпринимателем

ИП вместо трудового договора

Пример: из организации увольняется юрист, и заключается договор с ИП, который оказывает компании юридические услуги как подрядчик.

Роль ИП в качестве сотрудника лучше всего подходит следующим категориям работников:

  • высокооплачиваемые и высококвалифицированные работники;
  • коммерческие сотрудники (менеджеры по продажам);
  • юристы, главбухи;
  • водители;
  • ведущие эксперты, специалисты и т.д.

ИП – генеральный директор

Суть: из организации увольняется генеральный директор, а его функцию возлагают на ИП.

ИП – иностранный гражданин

Часто работодатели не хотят брать на работу гражданина иностранного государства, потому что для начала необходимо пройти ряд обязательных «миграционных» процедур.

Они отнимают много времени, а малейшее их несоблюдение влечет огромные штрафы. Куда удобнее работать с иностранцем, который зарегистрировал себя как ИП.

Правда, для этого необходима временная или постоянная регистрация в России.

Важно!

При наличии деятельности и отсутствии у ИП сотрудников, в бюджет надо будет заплатить всего 6% налога по «упрощенке», а не 30% взносов и 13% НДФЛ.

Однако, при очевидных плюсах, такой способ налоговой экономии содержит налоговые риски в части возможной переквалификации договора ГПХ, заключенного с ИП, в трудовой. Все зависит от тщательности и грамотности оформления и реализации на практике данного инструмента.

Последствия подобной переквалификации весьма неприятные:

  • инспекторы снимут расходы, которые компания учла при расчете налога на прибыль при общей системе налогообложения или единого налога при «упрощенке», а также начислят пени;
  • доначисление 13% НДФЛ на сумму, выплаченную по договору с ИП, а также начисление пеней;
  • начисление страховых взносов в размере 30% на сумму по договору с ИП, а также начисление пеней;
  • предоставление работнику отпуска за все фактически отработанное время (при увольнении работника, необходимо будет начислить компенсацию за неиспользованный отпуск с момента признания договора трудовым, начислить с этих сумм страховые взносы и НДФЛ).

Как снизить риски перевода сотрудников на ИП

Прежде чем заключать договор с ИП необходимо до мелочей продумать формулировки договора с предпринимателем, чтобы убрать любые признаки трудовых отношений из взаимоотношений.

В таблице мы привели основные критерии, по которым налоговая «вычисляет» трудовые взаимоотношения под прикрытием договора с ИП (отличие ГПХ от трудового договора). Если при составлении договора с предпринимателем учесть все названные положения, у ИФНС не будет явных оснований переквалифицировать взаимоотношения компании с предпринимателем в трудовые.

Критерий

Трудовой договор

Договор с ИП

Предмет договора

Предметом договора является конкретная трудовая функция: работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

В предмете договора стоит указать, что исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, выполнить работы, совершить определенные действия, а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Из предмета должно явно следовать, что значение для сторон имеет не процесс сам по себе, а конкретный объем услуг по заданию заказчика.

Срок / Периодичность

Заключается на неопределенный срок для регулярного выполнения трудовых обязанностей, или же заключается срочный трудовой договор с конкретными сроками работы.

Договор заключается для выполнения какого-либо разового задания, либо на определенный объем работ/услуг, либо для достижения какого-либо результата деятельности.

Контроль за исполнением

В трудовых отношениях работа осуществляется в интересах, под управлением и контролем работодателя.

Способы выполнения работы ИП определяет самостоятельно. Тем не менее, заказчик вправе во всякое время проверять ход и качество работы, выполняемой ИП, не вмешиваясь в его деятельность.

Степень участия исполнителя

Работник обязан лично выполнять свои должностные обязанности.

ИП для выполнения заданий может привлекать третьих лиц, если иное не указано в договоре. Однако, из договора может вытекать обязанность выполнить работу лично.

Режим работы

Работник обязан подчиняться внутреннему трудовому распорядку. Его рабочее время ограничено, установлены обеденные перерывы и прочее.

ИП не подчиняется внутреннему трудовому распорядку, режиму рабочего времени и времени отдыха, установленному у заказчика. Он сам решает в какое время ему оказывать услуги, если иное не установлено договором.

Цена и порядок оплаты

Устанавливается оклад или тарифная ставка, могут быть предусмотрены доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Выплата заработной платы не реже двух раз в месяц.

Стоимость оказанных услуг определяется соглашением сторон и не зависит от тарифных ставок либо окладов. Идеальным будет вариант, если цену услуг поставить в зависимость от объема оказанных услуг. По общему правилу задания оплачиваются после их приемки заказчиком. Возможна также предоплата, поэтапная оплата. Неритмичный характер оплаты услуг более безопасен.

Ответственность

Сотрудник несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение, возложенных на него трудовых обязанностей, а также на него может быть возложена материальная ответственность за вверенные ему материальные ценности.

В договор с ИП должно быть включено условие об ответственности перед компанией: за несоблюдение сроков выполнения задания, а также за убытки, связанные с неоказанием услуг без форс-мажорных обстоятельств.

Материальное снабжение

Работодатель обеспечивает сотрудника всем необходимым для работы (помещением, ПО, оборудованием, инструментами, материалами).

По общему правилу материалы и оборудование, необходимые для оказания услуг, предоставляет исполнитель. Однако стороны могут договориться о том, что материалы и оборудование полностью или частично должен предоставить заказчик.

Система налогообложения

Не важно, на какой системе работает компания, поэтому это момент в трудовых договорах не упоминается.

При применении ИП «упрощенки» следует указать это в договоре. К примеру: в связи с применением исполнителем упрощенной системы налогообложения и на основании уведомления о возможности ее применения НДС не уплачивается.

Таким образом,
чтобы предпринимательская прибыль не была названа личным доходом физического лица, необходимо исключить все признаки трудовых отношений (трудового договора ООО с ИП).

Кроме того, есть несколько рекомендаций для тех, кто не хочет оставлять ИФНС ни малейшего шанса на то, чтобы доказать наличие между компанией и ИП именно трудовых отношений (то есть переквалификации договора ГПХ в трудовой):

  1. В договоре с ИП не должно быть «трудовой» терминологии – исключить такие слова как: «работник», «должность», «функция» и т. д.
  2. ИП должен быть зарегистрирован до начала своих взаимоотношений с организацией и не должен прекращать свою деятельность сразу после завершения этих отношений.
  3. ИП должен работать с разными клиентами (юрлицами), а не только с одной-единственной компанией. При необходимости, необходимо искусственно «разбавлять» клиентскую базу.
  4. Запастись убедительным обоснованием выбора именно этого ИП среди всех иных (в том числе сотрудников), предлагающих аналогичные услуги.
  5. ИП должен нести расходы (со своего счета как ИП), необходимые для осуществления его деятельности. Например, если ИП занимается грузоперевозками, то должны быть расходы на бензин, техосмотр, ремонт автомобиля и т.д.
  6. Вести и хранить переписку компании с ИП с самого начала зарождения сотрудничества – как подтверждение реальности переговоров о будущем сотрудничестве.

В заключение хочется добавить, что однозначная арбитражная практика по вопросу, когда договор ГПХ признали трудовым, до конца не сложилась – суд исходит из обстоятельств и доказательной базы каждого конкретного «дела». Но если при заключении договора с ИП придерживаться правил безопасности, то шансов отстоять свою позицию будет больше.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/ip-vmesto-sotrudnikov-riski/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.