+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кто в организации может быть ответственным за обработку персональных данных

Содержание

Приказ о назначении ответственного за персональные данные: обязательно ли составлять, кого назначить ответственным, образец заполнения

Кто в организации может быть ответственным за обработку персональных данных

Когда хозяйственный субъект заключает трудовой контракт с наемными работниками или вступает в иные отношения с физлицами, то ему приходится иметь дело с их персональными данными. Существующие нормы права обязывают субъектов обеспечивать сохранность персональных данных. Поэтому в компаниях издается приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Для чего назначается ответственный за персональные данные

Законодательство о персональных данных определяет, что организация должна обеспечивать соответствующую защиту этих сведений и не допускать разглашения их. За обеспечение данных требований несет ответственность непосредственно руководитель компании.

Также с этой целью на предприятии создается нормативный документ — Положение о защите персональных данных, в котором закрепляются основные понятия, процедуры и мероприятия по защите личных сведений.

Так как у директора фирмы достаточно много обязанностей, необходимо еще закрепить ответственное лицо или нескольких лиц, в обязанности которых будет входить работа с этой информацией, а также осуществление процедуры защиты персональных данных.

Именно это лицо может без получения предварительного разрешения работать с персональными данными. Чтобы закрепить за выбранным сотрудником данные функции, руководство компании должно издать приказ.

Как правило, таким человеком является представитель кадровой службы. В своей работе он должен руководствоваться действующим на предприятии локальным нормативным актом. При этом даже ему для работы с подобной информацией необходимо от поступающего сотрудника получить согласие на обработку персональных данных.

Внимание! Кроме этого, в связи с важностью данных сведений, за допущение несанкционированного их использования, может устанавливаться не только дисциплинарная ответственность, но и материальная, административная и уголовная. Поэтому очень важно в письменном виде установить кто и за что отвечает.

Существующие нормативные акты определяют, что издание приказа о назначении ответственного лица по персональным данным является обязательным для всех юридических лиц.

Именно в этом документе происходит обозначение всех лиц организации, которые имеют право работать с этими сведениями, начиная от рядовых сотрудников фирмы и заканчивая ответственным, кто организует и координирует защиту данной информации.

Если этого приказа на предприятии не будет, это считается нарушением законодательства, за которое существуют меры наказания, определенные в КоАП.

Кого назначать ответственным

Закон определяет, что субъект бизнеса должен самостоятельно назначить лицо, которое будет отвечать за работу с персональными данными сотрудников. Это значит, что таким работником может быть любой человек, который трудится в компании.

Закон не устанавливает для него каких-либо требований — к должности, образованию, навыкам и т. д.

Однако, это лицо должно будет исполнять функции и обязанности, которые возлагаются на ответственного по защите персональных данных:

  1. Выполнять контроль внутри компании за соблюдением требований закона о персональных данных, в том числе требований по их защите;
  2. разъяснять работникам компании положения нормативных актов, связанных с обработкой и защитой персональных данных;
  3. Осуществлять прием и обработку запросов на персональные данные.

Кроме этого, исполнение этих обязанностей требует навыков по подготовке распорядительной документации, а также разбираться в законодательных актах. Самым оптимальным вариантом для этой должности будет сотрудник юридического отдела. Если такого нет, то такие обязанности можно возложить на кадровика или секретаря.

Допускается назначить ответственными целый отдел. Но в этой ситуации личную ответственность за работу с персональными данными будет нести руководитель этого отдела.

Внимание! В случае, если сотрудник, назначенный выполнять данные обязанности, увольняется, то необходимо выбрать и назначить нового ответственного. При этом первым пунктом нового приказа должно быть объявление недействительным предыдущего распоряжения.

Для такого рода приказа не устанавливается какая-либо специальная форма. Компания может составлять его на фирменном бланке, либо в произвольном формате, но с использованием перечня обязательных реквизитов.

При составлении такого приказа «с нуля», в верхней части бланка необходимо проставить наименование субъекта бизнеса, его регистрационные коды, адрес расположения и банковские реквизиты.

После этого посередине строки ставится наименование документа «Приказ». Рядом можно указать номер распоряжения. Под ним этот документ нужно будет зафиксировать в книге учета распоряжений по предприятию.

На следующей строке обычно указывается краткое название распоряжения. Например, «о назначении ответственного по работе с персональными данными».

Также нужно указать в приказе дату его оформления и место (город, населенный пункт).

Вводная часть приказа должна сообщать об основании для назначения ответственного лица — ст. 22.1 закона 152-ФЗ.

После этого идет слово «Приказываю», а затем попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначить ответственное лицо за работу с персональными данными, с указанием его должности и Ф.И.О.;
  • Определить, какой работник должен будет выполнять эти обязанности, если основной ответственный не будет находиться на своем месте (будет в отпуске, на больничном, в командировке и т. д.);
  • Дать указание упомянутым работникам обеспечивать режим обработки данных на предприятии;
  • Определить, кто будет отвечать за исполнение указанного приказа.

Иногда в число распоряжений также включается пункт о внесении изменений в должностную инструкцию лица, назначенного приказом.

Распоряжение подписывается руководителем компании.

После этого в столбик перечисляются все работники, которые были упомянуты в документе. Напротив своих фамилий они должны будут проставить дату и подпись как подтверждение ознакомления с ним.

Есть ли ответственность за отсутствие приказа

Закон о персональных данных требует, чтобы субъект бизнеса выбрал работника, который будет отвечать за работу с персональными данными. Это требование выполняется путем оформления приказа. Только это лицо должно иметь полный доступ к персональным данным, разграничивать доступ к ним и защищать от несанкционированного использования.

Внимание! Если данного приказа в компании нет, то это будет расценено, как прямое нарушение закона о персональных данных.

КОАП за данные нарушения предусматривает вынесение предупреждения, либо наложение денежного штрафа:

  • на обычных граждан — 300-500 рублей;
  • на должностных лиц — 500-1000 рублей;
  • на организации — 5-10 тысяч руб.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-personalnye-dannye.html

Как бухгалтеру избежать штрафа за нарушения при работе с персональными данными

Кто в организации может быть ответственным за обработку персональных данных

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

  • Новости
  • Трудовые отношения

Как бухгалтеру избежать штрафа за нарушения при работе с персональными данными 11 сентября 2014

Небольшие организации и индивидуальные предприниматели обычно не уделяют должного внимания защите персональных данных, полагая, что проверки проводятся только у крупных работодателей. Однако для контролирующих органов размер компании и количество работников значения не имеют. Причем, в случае выявления нарушений реальные штрафы грозят не только организации или ИП, но и лицу, ответственному за обработку персональных данных. А им зачастую является бухгалтер. Давайте попробуем разобраться, насколько серьезны штрафы и что должны делать бухгалтеры или кадровики, чтобы их избежать.

На первый взгляд, штрафы за нарушение правил работы с персональными данными не так уж и высоки. Согласно статье 13.11 КоАП РФ штрафы составляют 5-10 тысяч рублей для организации и 500-1000 рублей для ее должностного лица.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение. А правил для тех, кто работает с персональными данными, законодатели установили очень много. Так что 10 тысяч рублей штрафа легко могут превратиться в 50 или 100 тысяч рублей даже в рамках одной проверки. А за год эти суммы могут оказаться еще внушительнее.

Ответственность организации

Кроме того, если в компании не утверждено Положение о персональных данных, то возможно наступление административной ответственности за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ.

Штраф может составить от 30 до 50 тыс. рублей. Также возможно административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Кстати, с 2015 года штраф за повторное нарушение, предусмотренное данной статьей, составит уже от 50 до 70 тыс. рублей.

Соблюдение законодательства о персональных данных контролирует Роскомнадзор.

За невыполнение предписания Роскомнадзора об устранении нарушений законодательства о персональных данных возможен административный штраф до 20 000 рублей (статья 19.5 КоАП РФ).

Если же просто не ответить на запрос этого органа касательно персональных данных, то штраф может составить до 5 000 рублей (статья 19.7 КоАП РФ).

Ответственность работника

Работник, по вине которого было допущено нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных других работников, может быть привлечен (статья 90 ТК РФ):

  • к административной ответственности
  • к дисциплинарной и материальной ответственности;
  • к гражданско-правовой ответственности;
  • к уголовной ответственности.

Административная ответственность

Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен. Поэтому за разглашение персональных данных ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 4 до 5 тыс. рублей (статья 13.14 КоАП РФ «Разглашение информации с ограниченным доступом»).

Должностных лиц также можно привлечь к ответственности и за отсутствие утвержденного Положения о персональных данных. В этом случае штраф за нарушение трудового законодательства составит от 1 до 5 тыс. рублей. За повторное нарушение с 2015 года штраф составит от 10  до 20  тыс. рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет (статья 5.27 КоАП РФ).

Дисциплинарная ответственность

Трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной в связи с исполнением трудовых обязанностей. В том числе и по причине разглашения персональных данных другого работника (подпункт  «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Материальная ответственность

В случае незаконного распространения информации о персональных данных работнику организации может быть причинен моральный вред. Работник может потребовать его возмещения от работодателя. Если вред был причинен по вине лица, ответственного за неразглашение данных, то работодатель впоследствии может привлечь виновного к материальной ответственности за нанесенный ущерб.

Гражданско-правовая ответственность

Если в результате нарушения норм, регулирующих хранение, обработку и использование персональных данных работнику причинен имущественный ущерб или моральный вред, то он подлежит возмещению в денежной форме в соответствии гражданским законодательством (статья 151 ГК РФ).

Уголовная ответственность

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных злоупотреблял своими служебными полномочиями, распространял сведения о частной жизни других работников без их согласия, то он может быть привлечен к уголовной ответственности на основании статьи 137 УК РФ.

Проверки

Как уже говорилось выше, ведомством, которое уполномочено контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно — Роскомнадзор).

Однако права налагать и взыскивать штрафы у этой организации нет. Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, Роскомнадзор передает в прокуратуру. Прокурор уполномочен принимать решения о возбуждении производства по административному правонарушению (п. 1 ст. 28.4 КоАП РФ).

Вопрос же о наложении штрафов решается судьей (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Официальная информация

В 2013 году в рамках осуществления государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства в области персональных данных проведено 2 418 проверок (еще в 2011 году таких проверок было значительно меньше — 1 743 проверки).

Из них 1 801 плановая и 617 внеплановых проверок.
В 2013 году рост количества плановых проверок был связан, прежде всего, с увеличением количества операторов, отказывавшихся выполнять требования Федерального закона  от 27.07.

06 № 152-ФЗ «О персональных данных» ввиду неосуществления, по их мнению, деятельности по обработке персональных данных.

Источник: сайт Роскомнадзора

Положение о персональных данных

Теперь попробуем выяснить, что же требуется сделать, чтобы успешно пройти проверку Роскомнадзора и избежать штрафов.

Вопросы обработки персональных данных регулируются Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ). Соблюдать требования этого закона должны все организации и ИП, у которых есть хотя бы один работник.

Связано это с тем, что к персональным данным законодатели среди прочего отнесли и те сведения, которые предприятие получает от физических лиц, принимая их на работу. А это значит, что организация обязана их защищать в полном соответствии с законом.

Главным документом, который должен иметь любой работодатель, является положение о персональных данных. Принять этот локальный акт, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных работодателя обязывает статья 87 Трудового кодекса.

В положении обычно прописывают все требования к получению, хранению, комбинированию, передаче и любому другому использованию персональных данных, а также гарантии по их защите.

На практике такой документ обычно состоит из разделов, описывающих каким именно образом в организации должен происходить сбор и обработка персональных данных; кто и в каком порядке имеет доступ к этим данным; какие меры предпринимаются для предотвращения разглашения персональных данных.

Так что начать Положение мы рекомендуем с раздела «Сбор и обработка персональных данных». В нем обязательно нужно зафиксировать, что персональные данные в организации можно получить и обрабатывать исключительно на основании письменного согласия работника (см. образец «Согласие на обработку персональных данных»). А значит, не лишним будет сразу разработать и утвердить форму такого заявления.

На подпись такое заявление работнику надо давать сразу при приеме на работу. А по действующим сотрудникам такую работу придется провести сразу же после утверждения Положения.   Далее может следовать раздел «Доступ к персональным данным».

В нем последовательно описывается порядок доступа к таким данным работников организации и третьих лиц (отдельно родственников, государственных органов, представителей других организаций). При необходимости тут можно ввести уровни доступа в зависимости от должности сотрудника.

Например, директор и аппарат дирекции имеют доступ ко всем персональным данным; сотрудники бухгалтерии — только к тем сведениям, которые необходимым для расчета заработной платы и налогов; представители кадровой службы — к сведениям, необходимым для оформления кадровой документации и т п.   Продолжит Положение раздел «Порядок обработки и передачи данных».

Здесь надо зафиксировать правила для передачи данных о сотрудниках определенным  органам или лицам. В случаях, когда передача данных регулируется законодательно (налоговые органы, органы статистики, Пенсионный фонд и т п.) достаточно сделать ссылки на порядок передачи сведений, установленный законодательством.

Но при этом следует обязательно зафиксировать, кто и в каком порядке вправе готовить данные сведения для передачи в госорганы.   А вот родственникам, членам семьи, страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам и т п. персональные данные предоставляются только при наличии письменного согласия работника на каждый конкретный факт передачи данных.  

Закончить Положение лучше разделом «Ответственность». Тут изобретать велосипед не нужно — достаточно будет сделать ссылки (или привести целиком) на нормы Трудового кодекса (увольнение за разглашение персональных данных по статье 81 ТК РФ), Кодекса об административных правонарушениях (уже знакомая нам статья 13.11 КоАП РФ) и, если есть такая необходимость  Уголовного кодекса (ст. 137 УК РФ).

Положение о персональных данных можно разработать, взяв за основу разработанный нашим юристом образец «Положение о работе с персональными данными».  

Однако кроме положения контролирующие органы в ходе проверок интересуются и другими документами. Назовем некоторые из них.

Приказ руководителя о назначении ответственного

Руководитель должен издать приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (см.

образец «О назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечение их защиты (ответственное лицо)»), так и подразделение (см.

образец «Приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечение их защиты (ответственное подразделение)»). В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Перечень персональных данных

Также потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (см. образец «Приказ об утверждении перечня персональных данных»), которые реально используются в деятельности организации.

Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

 

В этом перечне должны быть:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета сотрудника;
  • личная карточка;
  • личное дело;
  • трудовой договор;
  • приказы;
  • трудовая книжка;
  • материалы аттестационных комиссий.

Это один раздел перечня. Если же в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень.

Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Журнал учета персональных данных

Работодатели обязаны соблюдать режим конфиденциальности персональных данных (статья 7 Закона № 152-ФЗ).

В подтверждение того, что названное требование соблюдается, контролирующие органы могут потребовать представить журнал учета персональных данных, где указано, кто и когда имел доступ к конфиденциальной информации.

Заметим, что форма такого журнала не установлена, поэтому разработать ее требуется самостоятельно.

Внешняя и внутренняя защита персональных данных

Угрозы для хранящихся персональных данных, условно, можно разделить на внешние и внутренние.

Если говорить о защите от внешних угроз, то в локальных актах имеет смысл прописать особый режим доступа в помещения, где хранится информация, содержащая персональные данные. В частности, можно предусмотреть пропускной режим и контроль за посетителями офиса.

Что же касается внутренней защиты, то целесообразно регламентировать состав работников, обязанности которых требуют доступа к персональным данным. Конкретный перечень работников и случаи получения информации следует утвердить приказом или распоряжением (в котором оговорить, что, например, юристы компании могут получать персональные данные для оформления доверенностей).

Возможное решение

Очевидно, что решение вопросов, касающихся персональных данных, может отнимать у бухгалтера очень много времени: требуется изучить весьма объемный закон и понять, какие действия надо совершить, какие документы составить, найти примерные образцы этих документов, скорректировать и заполнить их.

Если учесть, что общее количество документов и действий по обработке данных исчисляется десятками, можно представить, сколько времени и сил потребуется бухгалтеру, чтобы организовать работу с персональными данными в соответствии с требованиями закона.

Сэкономить время и сосредоточиться на своей основной работе можно с помощью веб-сервиса «Персональные данные». Он автоматически формирует все необходимые приказы, акты, уведомления и положения, необходимые для работы с персональными данными.

Вопросы, возникающие в ходе совершения действий, бухгалтер прямо со страницы сервиса может задать эксперту и получить оперативный ответ. Когда все действия завершены, остается только распечатать подготовленные сервисом документы и подписать их.

Впоследствии сервис будет напоминать, что пора провести определённое мероприятие, закреплённое в комплекте документов, а также следить за изменениями законодательства и информировать о том, что надо сделать после вступления поправок в силу.

Год работы в сервисе с данными одной организации или ИП стоит 6 тысяч рублей. Однако часть необходимых документов бухгалтер может подготовить в «Персональных данных» бесплатно. Для этого достаточно пройти по ссылке, которую вы видите чуть ниже.

Обсудить на форуме (5)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (5)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9010

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

Кто в организации может быть ответственным за обработку персональных данных

Что такое персональные данные?
Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников
Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных
Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ
ТОП-5 нарушений, за которые штрафуют компании и руководителей

ФИО и любая другая личная информация о гражданине – это персональные данные. Если у компании есть сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная.

Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Что такое персональные данные?

Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.

Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно.

Но обычно к ним принято относить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • адрес проживания;
  • электронный адрес;
  • номер телефона;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • национальность;
  • вероисповедание;
  • место работы;
  • должность;
  • рост;
  • вес;
  • и т.д.

Как должен защищать персональные данные отдел кадров

Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Итак, кадровым сотрудникам следует:

  1. Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных (если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных – он потратится на учебу).
  2. Осуществлять все действия с персональными данными (документами, содержащими персональные данные) только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника.
  3. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании.
  4. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным (разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).

Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников

Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.

Если компания имеет дело лишь с персональными данными:

  • сотрудников, работающих по трудовым договорам;
  • работающих по договорам ГПХ;
  • и иными физическими лицами.

Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.

Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:

  1. уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные;
  2. подготовить перечень документов, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных. Перечень таких документов достаточно обширный. Практика показывает, что это:
    • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
    • Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных;
    • Согласия сотрудников на обработку персональных данных (в т.ч. на передачу третьим лицам и получение у третьих лиц);
    • Документ, содержащий положения о принятии оператором правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных;
    • Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных;
    • Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации;
    • Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию;
    • Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные;
    • Документ о классификации информационных систем;
    • Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом;
    • Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников.

Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:

  1. Письменным поручением на обработку персональных данных. Такое поручение может быть внесено в основной договор об оказании услуг и должно включать не только поручение провайдеру осуществлять от имени компании обработку персональных данных, но и цели такой обработки, перечень действий с ними, их состав, а также обязательство провайдера соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных, а также требования к их защите.
  2. Согласиями на передачу персональных данных провайдеру – от каждого сотрудника

Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный.

Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.

), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.

Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных

Все ранее перечисленные требования относятся и к провайдеру, в том числе, компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского аутсорсинга.

https://www.youtube.com/watch?v=GZLsd4Z6s0k

Добросовестный провайдер:

  • По запросу клиента предоставит выписку из федерального реестра операторов персональных данных (компания-провайдер попадает в этот реестр после уведомления Роскомнадзора).

Важно!

Проверить провайдера на соблюдение порядка уведомления Вы можете самостоятельно на сайте Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.

  • Ознакомит со своей Политикой в отношении персональных данных клиентов.
  • Включит в договор обслуживания условия о поручении и обязанности провайдера осуществлять обработку персональных данных от имени компании, а также обязанности, связанные с защитой этих данных.

Важно!

Провайдер не обязан брать согласия с субъектов персональных данных, которые он обрабатывает в связи с исполнением договора на обслуживание, поэтому обязательно возьмите письменные согласия с работников на передачу персональных данных провайдеру.

Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ

Возможные нарушения в области защиты персональных данных и суммы штрафов мы привели в таблице:

За что могут штрафоватьСумма штрафа
Персональные данные обрабатываются не в тех целях, на которое дано согласиеНапример, персональные данные работника обрабатываются в целях расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, но никак не для оформления кредита, открытия лицевых счетов в банках, продажи чего-либо. В согласии на обработку персональных данных обязательно указываются цели обработки – это требование Закона 152-ФЗ.от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка персональных данных отделом кадров без письменного согласия (когда оно, естественно, требуется)от 15 000 до 75 000 руб.
Политика по обработке персональных данных не опубликована или отсутствует в свободном доступе (на стенде, на сайте и т.д.)от 15 000 до 30 000 руб.
Оператор персональных данных не отреагировал на запрос сотрудника (субъекта персональных данных)Например, на электронную почту приходит регулярная рассылка с сайта ***, принадлежащего компании ААА. Получатель рассылки направляет в компанию ААА запрос о подтверждении факта обработки его персональных данных, их состава, целей такой обработки и т.д. В течение 30 дней компания ААА должна дать официальный ответ. Если такого ответа не последовало, то это нарушение.от 20 000 до 45 000 руб.
Нарушены условия защиты бумажных документов, содержащих персональные данные Например, произошла утечка данных вследствие случайного доступа постороннего лица, уничтожение персональных данных, их распространение и т.д.от 25 000 до 50 000 руб.

Что говорят суды о плохо защищенных персональных данных

  • В тексте договора об оказании бухгалтерских услуг отсутствовали существенные условия об обеспечении конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, не был приведен перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Компании выписали предписание устранить нарушение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.04.2013 по делу № А44-5910/2012).

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-zashchitit-personalnye-dannye-sotrudnikov-i-ne-popast-na-povyshenie-shtrafov-s-1-iyulya-2017-god/

Организация работы с персональными данными

Кто в организации может быть ответственным за обработку персональных данных

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно – дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • должность (профессия);
  • зарплата, другие доходы;
  • владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • физиологические особенности, здоровье;
  • деловые и иные личные качества;
  • другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

NДокументСведения
1Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров (заполняется при приеме на работу)Анкетные и биографические данные работника
2Копия документа, удостоверяющего личность работникаФ.И.О., дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи
3Личная карточка (форма N Т-2, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Ф.И.О. работника, место его рождения,состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность
4Трудовая книжкаСведения о трудовом стаже, предыдущихместах работы
5Копии свидетельств о заключениибрака, рождении детейСостав семьи, изменения в семейном положении
6Документы воинского учетаИнформация об отношении работника к воинской обязанности, необходимая работодателю для осуществления воинского учета работников
7Справка о доходах с предыдущегоместа работыФ.И.О., данные о сумме дохода и удержанного НДФЛ
8Документы об образованииПодтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности
9Документы обязательного пенсионного страхованияФ.И.О., личные данные
10Трудовой договорСведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника
11Приказы по личному составуИнформация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника

Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных – любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизация;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передача (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных.

Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее – Положение). Унифицированной формы документа нет.

Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы.

Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

NОбязанность раздела
1Общие положенияЦель принятия Положения
Вопросы, которые регулирует Положение
Ссылки на нормативные акты. Указывают, на основании каких документов составляется Положение. В организациях, где работают государственные гражданские служащие, дается ссылка на: – Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе РоссийскойФедерации”; – Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”; – нормативные акты субъекта РФ
2Основные понятия. Состав персональных данных работниковОсновные понятия. Даются определения понятий “персональные данные”, “обработка персональных данных”, “использование персональных данных”, указывается срок хранения документов и т.д. Отдельно должно быть указано, что относится к персональным данным в конкретной компании с учетом ее особенностей (данные, используемые в работе, например сведения о работе на режимных объектах, об оформлении допуска к государственной тайне, о соответствии здоровья для профессий, связанных с тяжелыми и вредными условиями, и т.д.)
Перечень документов организации, которые содержат персональные данные
3Получение персональных данных работниковПроцедура получения персональных данных. Указывается, что данные получают и обрабатывают на основании письменного согласия работника. Указываются случаи, когда согласие не нужно
4Использование персональных данныхЦели использования личной информации сотрудников
5Обработка персональных данныхУсловия, соблюдаемые при обработке персональных данных работника
6Передача персональных данных (доступ к персональным данным)Порядок передачи персональных данных внутри организации (внутренний доступ), сторонним лицами государственным органам (внешний доступ)
7Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данныхУказывают тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Образец приказа

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта.

Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый – согласиться.

Второй – в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий.

После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

  • в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
  • – листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
  • – журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

N п/пНаименование локального нормативного актаДатаПодпись
1Правила внутреннего трудового распорядка ООО “Черный лес”

Источник: https://hr-portal.ru/article/organizaciya-raboty-s-personalnymi-dannymi

Ответственные за обработку и имеющие доступ к персональным данным разница

Кто в организации может быть ответственным за обработку персональных данных

С Положением о ПД и изменениями к нему (если они вносились) нужно под роспись ознакомить всех работнико в ч. 1 ст. 18 Закона № 152-ФЗ ; п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК РФ . Вот что должно содержаться в Положении о ПД:

  • ответственность работников за нарушение требований к обработке и защите ПД. Они могут нести дисциплинарную, материальную, административную и даже уголовную ответственност ь ст. 90 ТК РФ; ч. 1 ст. 24 Закона № 152-ФЗ .

Если у вас уже есть Положение и оно составлялось в соответствии с прежней редакцией Закона о ПД, то Положение нужно доработать с учетом последних поправок. Работодатели (только организации) теперь должны назначать лицо, ответственное за организацию обработки П Д ч.

1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ . К уровню квалификации ответственного лица никаких требований нет.

Поэтому это может быть любой ваш работник.

Для назначения ответственного работника издайте об этом приказ.

Например, такой.

Или это может быть оформлено как дополнительная работа (ст.

60.2 ТК). Дополнительная работа может быть Вам назначена с Вашего согласия и за дополнительную оплату. В общем тут нужно знать подробности.

Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, получает указания непосредственно от исполнительного органа организации, являющейся оператором, и подотчетно ему. 3. Оператор обязан предоставлять лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных, сведения, указанные в части 3 статьи 22 настоящего Федерального закона.

4.

Устанавливаем доступ к персональным данным

С правовой точки зрения эти документы лучше оформить одной датой В трудовом договоре указываются обязанности сотрудника. Если они изменяются, нужно подписать об этом дополнительное соглашение .

В каком виде составляется В письменной произвольной форме.

Что обязательно должно быть в документе Новые обязанности в соответствии с приказом о назначении ответственного лица за организацию обработки персональных данных. Ознакомьте работника с приказом

«О назначении ответственного лица за организацию обработки персональных данных»

, а также укажите в тексте дополнительного соглашения, что он получил на руки свой экземпляр Приказ о снятии с работников ответственности за организацию обработки персональных данных Нужно снять с работников ответственность за организацию обработки персональных данных, но не полномочия по их сбору, хранению, уточнению и др.

Кто то лицо, ответственное за обработку ПДн и в чем заключаются его обязанности?

Приходит проверка от РКН, пальцем показываем на ответственного.

Что ответственный должен знать и к чему готовиться? Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано: 1) осуществлять внутренний контроль за соблюдением оператором и его работниками законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных; 2) доводить до сведения работников оператора положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных; 3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

Обработка персональных данных

Указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; • запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Таким образом, доступ к персональным данным работников может быть разрешён только специально уполномоченным лицам, которые к тому же имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Кто отвечает за защиту персональных данных работников?

Нарушителю могут быть вынесены замечание, предупреждение, выговор и даже применено отстранение от должности – в зависимости от тяжести причиненного вреда.

Гражданско-правовая ответственность напрямую связана с нанесением морального вреда (уместно говорить про честь, достоинство и деловую репутацию), в связи с разглашением его персональных данных.

Если данный факт подтверждается в судебном порядке, пострадавшей стороне нарушитель, например, выплачивает компенсацию.

Административная ответственность как за нарушение порядка сбора, анализа, а также хранения персональных данных, так и разглашение информации. В соответствии со статьей 13.11 Кодекса об административных правонарушениях первое влечет за собой наложением следующих штрафов: на физических лиц – триста-пятьсот руб.; на должностных лиц – пятьсот-тысяча руб.

Персональные данные: а вы готовы к проверке?

Примеры документов из статьи: — ЗАЯВЛЕНИЕ на обработку персональных данных — Положение о персональных данных — ПРИКАЗ о назначении ответственных за обработку персональных данных — ПРИКАЗ о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных — ДОГОВОР Об обработке персональных данных Давайте разберемся подробнее.

Так, собственник не имеет права: Кроме этого, работодатель должен соблюдать следующие требования: Помимо положения о персональных данных работодатель должен издать два приказа:

  • о назначении ответственных за обработку персональных данных (см. Пример 3);
  • о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных (см. Пример 4).

Примеры бумажных носителей персональных данных: В-третьих, обеспечить в информационной системе следующие возможности: Итак, в организации для работы с персональными данными должны быть следующие документы:

Кого назначать ответственными за обработку и хранение персональных данных

Основной документ в этом вопросе – Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152-ФЗ).

У вашей фирмы есть клиенты – физические лица? Каждая организация, которая имеет дело с обработкой и хранением информации о своих сотрудниках, клиентах и т.д. с использованием средств автоматизации является оператором .

Основания, при которых работодатель вправе обрабатывать персональные (сокращенно — ПДн) без уведомления Роскомнадзора перечислены в ч. Мы рекомендуем подготовить документы, подтверждающие, что вы принимаете необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты данных.

В организации с небольшой численностью работников нет ответственного за организацию обработки персональных данных, за это должен отвечать директор Организации необходимо издать приказ о назначении руководителя ответственным за организацию обработки данных.

Включение в текст этого приказа прав и обязанностей лица, ответственного за организацию обработки, не является обязательным условием.

Приходит проверка от РКН, пальцем показываем на ответственного.

10 Ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными

В. Москва, Долгоруковская улица, д.

16, паспорт серии 45 09 N 654321, выдан п/с N 2 ОВД Тверского района УВД ЦАО г.

Москвы 29.04.2004 Даю свое согласие на передачу следующих моих персональных данных: 4) данные об изображении лица; в целях исполнения заключенного между нами трудового договора в частное охранное предприятие «Железная защита» (г. Москва, ул. Александра Солженицына, д.

Источник: https://credit-helper.ru/otvetstvennye-za-obrabotku-i-imejuschie-dostup-k-personalnym-dannym-raznica-25741/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.