+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

На что обратить внимание при переезде офиса в другой город

Содержание

Переезд офиса за город: оформляем отношения с работниками

На что обратить внимание при переезде офиса в другой город

Последнее время многие работодатели в целях экономии на аренде переводят свои офисы за пределы мегаполисов. Помимо более дешевой аренды расположение офиса вне городской черты может облегчить некоторым работникам путь до работы, поскольку не придется въезжать в город и томиться в пробках.

А если организован корпоративный транспорт, то в той или иной мере будет решена и проблема опозданий. Но, занимаясь переездом, не стоит забывать про оформление кадровых документов. Забывчивость в этом вопросе может стоить организации весьма внушительного штрафа и даже дисквалификации руководителя.

Изменение места нахождения организации практически всегда сказывается на сотрудниках. Ведь им приходится корректировать уже привычный распорядок дня, увеличивая или уменьшая время на дорогу до работы и с нее. Но если такой переезд происходит в рамках населенного пункта, то на кадровых документах он, как правило, не сказывается.

Дело в том, что в большинстве случаев в трудовом договоре в качестве места работы указывается просто город, без конкретного адреса. А вот если переезд происходит за пределы населенного пункта, то без решения кадровых вопросов уже не обойтись.

Связано это с тем, что в терминах Трудового кодекса такой переезд уже является ни чем иным, как переводом в другую местность. А такой перевод возможен только с письменного и предварительного согласия работников (ст. 72.1 ТК РФ).

При этом под «другой местностью» в Трудовом кодексе как раз и понимается другой населенный пункт, вне зависимости от степени их удаленности друг от друга. Именно такое разъяснение дал Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.02.04 № 2 (п. 16).

Получаем согласие сотрудника

Фактически при переезде организации в другой населенный пункт изменяется одно из существенных условий трудового договора. А именно — место работы (ст. 58 ТК РФ).

Соответственно, это нам и нужно будет отразить на бумаге, внеся изменения в трудовой договор в этой части. Делается это путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

В этом соглашении нужно указать дату внесения изменений в трудовой договор, новое место работы сотрудника и дату, с которой сотрудник должен будет приступить к работе на новом месте.

Дополнительное соглашение, как и трудовой договор, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работодателем и сотрудником.

Подписание работником такого дополнительного соглашения как раз и будет означать его согласие на перевод в другое место. Поэтому оформлять допсоглашение нужно до того как состоялся переезд.

Один экземпляр дополнительного соглашения нужно обязательно передать сотруднику, сделав отметку о факте и дате получения его работником на экземпляре работодателя.

Обратите внимание: подобное соглашение нужно подготовить по каждому сотруднику. В том числе и по тем, кто находится на больничном, в очередном или учебном отпуске, а также в отпуске по уходу за ребенком. При этом подписать соглашение работник сможет только после выхода на работу.

Дело в том, что у работодателя нет права отзывать сотрудников из отпусков с целью подписания дополнительных соглашений к трудовому договору (ст. 125 ТК РФ). И уж тем более у работодателя нет возможности вызвать для подписания соглашения сотрудника, находящегося на больничном.

Поэтому юридически до выхода сотрудника на работу он будет продолжать трудиться по прежнему месту.

Но соглашения все равно нужно подготовить заранее — это исключит привлечение организации к ответственности за нарушение трудового законодательства, если проверка случится в период отпуска или болезни сотрудника.

Обсудим еще один вопрос, который может возникнуть при переезде у организаций, работающих достаточно давно.

Как поступить в тех случаях, если сотрудник принят на работу до 1992 года, то есть до того, как появилась законодательно оформленная обязанность заключать с сотрудниками письменные трудовые договоры? Проще говоря, как оформить согласие сотрудника на перевод, если трудового договора в письменной форме с ним нет и составлять дополнительное соглашение не к чему?

В такой ситуации работодателю все равно нужно подготовить письменный документ об изменении места нахождения организации, в котором бы сотрудник своей подписью засвидетельствовал свое согласие на продолжение работы в новом офисе (см. Указания по заполнению формы № Т-5, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1). Кроме того, в данном случае согласие можно оформить в виде заявления сотрудника с просьбой о переводе.

Что делать с несогласными

Ситуация, когда сотрудник отказывается подписывать дополнительное соглашение, связанное с переводом офиса за город, встречается редко, однако к ней все равно нужно быть готовым.

Во-первых, нужно учитывать, что сам по себе отказ сотрудника от подписания дополнительного соглашения (то есть фактически от перевода) никакой ответственности для работника не влечет. Наказать его за это так же, как, например, за отказ от командировки, работодатель не может.

Во-вторых, следует помнить, что работника, отказавшегося от перевода, придется увольнять на основании пункта 9 статьи 77 ТК РФ в связи с отказом от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем.

Оформляем согласившихся

Но вернемся к тем сотрудникам, которые подписали дополнительное соглашение. В отношении каждого из них нужно подготовить приказ о постоянном переводе в другую местность. Данный приказ оформляется по унифицированной форме № Т-5 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

При этом в той части приказа, где указано «Перевести на другую работу» графу «Дата» заполняем следующим образом: в поле «с» указываем дату, с которой сотрудник должен приступить к работе на новом месте. В графе «по» ставим прочерк, поскольку перевод у нас постоянный, а не временный. Поэтому и в графу «Вид перевода» вносим запись «постоянно».

Наименование структурного подразделения по прежнему и по новому месту работы нужно указать в приказе о переводе только если оно изначально было указано в трудовом договоре. В противном случае ставится прочерк. В графу «Основание» вносятся реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору.

На этом оформление приказа закончено и после подписания его руководителем или иным уполномоченным на это лицом, с приказом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

После того, как сотрудник поставит свою подпись на приказе о переводе, можно переходить к оформлению его трудовой книжки. В нее вносится запись о переводе с указанием нового места работы (в графе 3 трудовой книжки).

В качестве даты (в графе 2) указываем дату начала работы на новом месте – она у нас зафиксирована в дополнительном соглашении и в приказе. Наконец, реквизиты приказа заносятся в графу 4 трудовой книжки.

Аналогичные сведения вносятся и в личную карточку сотрудника, но в отличие от трудовой книжки, данную запись нужно будет заверить подписью самого сотрудника.

На этом оформление перевода можно считать законченным.

Бухгалтеру же в этом случае нужно помнить, что перевод сотрудника в другую местность вместе с организацией никаких дополнительных выплат в пользу сотрудников не влечет.

Им не надо выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск и выдавать деньги под расчет за время, отработанное на прежнем месте. Ведь увольнения при этом не происходит.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2011/2/4321

☀О чем надо знать во время квартирного переезда в Твери?

На что обратить внимание при переезде офиса в другой город

________________

картина Александра Лактионова «Переезд на новую квартиру»

Спасибо, что выбрали «Центр Переезд»! Мы оправдаем ваше доверие!

Мы анализируем опыт переездов и делаем выводы. Поэтому чтобы переезд прошел спокойно и комфортно, отнеситесь ответственно к советам ниже.

Из памятки вы узнаете:

  1. На что обратить внимание
  2. Этапы переезда

  • До переезда
  • Начало переезда
  • Во время переезда
  • Конец переезда

  3. Справочную информацию:

  • Про чаевые
  • Что относится к дополнительным услугам
  • Как вы можете помочь детдому
  • Как улучшить «Центр Переезд»
  • Контакты
  • Что за картина вверху*

На что обратить внимание:

   1. Упаковочные материалы привезем за несколько дней до переезда. Это позволит вам спокойно собрать личные и ценные вещи.   2. В день переезда в назначенное время прибудут специалисты и автотранспорт.   3. Начнем работу после подписания договора.

   4. Закончим и передадим вам акт выполненных работ.

Этапы переезда

До переезда. За несколько дней:

1.    Начните с плана размещения на новом месте. Заранее решите для себя в какую комнату, в какой угол должны попасть вещи, коробки и мебель. Составьте схему на бумаге.

2.    Самостоятельно упакуйте и перевезите ценности и документы. Это избавит вас от ненужных переживаний и подозрений.

3.    До 40% времени переезда уходит на упаковку вещей. Поэтому, если вы самостоятельно упакуете вещи, оставив нашим специалистам для упаковки мебель и оргтехнику, то сэкономите время и деньги.

Нюансы самостоятельной упаковки:

●      Картонные коробки собирайте правильно. Клапаны согните навстречу друг другу попарно и проклейте скотчем. Нельзя загибать клапаны один под другой по кругу, потому что дно развалится.

●      В большие коробки складывайте легкие и объемные вещи: одежду, белье, обувь. В малые коробки тяжелые и хрупкие вещи. В средние коробки — все остальное.

●      Подробнее подписывайте коробки — проще будет найти нужную вещь.

●      Если положили в коробку хрупкий предмет, то крупно со всех сторон напишите: «СТЕКЛО». Можно наклеить маркировочный скотч с надписью «ОСТОРОЖНО СТЕКЛО».

●      Присвойте каждой коробке номер согласно плану расстановки вещей на новом месте. Можно вместо номера подписать: «Кухня», «Спальня» и т. д.

4.    Вещи первой необходимости (лекарства, кружку, ложку, тарелку, ключи, чайник, зарядку и т. п.) сложите в отдельные коробки и подпишите.

5.    Услуги по навеске полок, сверлению стен, подключению техники заранее обговорите с менеджером. Это нужно чтобы специалисты приехали с соответствующим инструментом.

6.    Если у вас есть ненужные вещи приемлемого качества — передайте их через нас в детский дом. Обычно передают игрушки, одежду и бытовую технику.

Начало переезда

1.    Подпишите договор. Его предоставит старший специалист.

2.    Перед началом работы обойдите со старшим специалистом всю квартиру и обсудите порядок работы. Покажите план расстановки на новом месте. Скажите ему, на что обратить особое внимание.

3.    Покажите коробки с вещами первой необходимости, чтобы не искать их на новом месте.

4.    Вы поможете нам, если займете место около подъезда личным автомобилем, а затем освободите его для грузового.

Во время переезда

1.    Все пожелания говорите старшему специалисту. Не рекомендуем обращаться к другим специалистам, т. к. это нарушает управление и координирование всего переезда.

В конце переезда

1.    Использованную упаковку мы выбросим бесплатно. Не путайте это с уборкой помещения и вывозом мусора. Это отдельные услуги.

2.    Обойдите со старшим специалистом квартиру. Проверьте и подпишите акт. Если будут недостатки, опишите их в акте.

Справочная информация

1.    Чаевые. Если мы сэкономим ваши деньги, работая качественно и быстро, то чаевые специалистам приветствуются. Если вы чем-то недовольны, то чаевые давать не нужно, а ваше недовольство сообщите директору на почту: r@cpereezd.ru. Директор — Роман Николаевич Прокофьев.

2.    Дополнительные услуги:

  • Навеска картин, полок, шкафов, зеркал и т. п. Нужно сверлить стены.
  • Такелаж — транспортировка предметов весом более 100 кг.
  • Уборка помещения с мытьем полов и т. д.
  • Упаковка и перевозка произведений искусства или антиквариата.
  • Ответственное хранение вещей в теплом или холодном складе.
  • Вывоз мусора в мусорном контейнере.

3.    Про детдом. Переданные вещи сначала мы собираем у себя в офисе, и как только накопим достаточное количество, отвозим в детдом № 22 — приют «Маленькая мама». Добавляйтесь в друзья и следите за этим в соцсетях.

4.    Улучшить «Центр Переезд». Ответьте на 2 вопроса нашей анкеты.Ссылка на страницу опроса.

5.    Контакты:

●     Переезд, перевозка, такелаж: +7 495 278-09-45, centerpereezd.ru

●     Упаковка и перевозка картин, произведений искусства и антиквариата: +7 495 278-09-43,art-packing.pro

●     Товары для переезда: +7 495 278-09-42,cpereezd.ru

●     Давайте дружить:

●     Где оставить отзыв:

Еще почитать по теме:

Источник: https://centerpereezd.ru/poleznaya-informatsiya/sovety/sovety-po-kvartirnomu-pereezdu/pamyatka-klientu-na-kvartirnyy-pereezd/

Как сменить офис и не потерять его обитателей

На что обратить внимание при переезде офиса в другой город

Елена Абрамова

Обычная вроде бы ситуация – переезд в новый офис – может повлечь массу организационных и кадровых сложностей. Например, в некоторых компаниях, планирующих переезд, заранее готовятся потерять половину своих сотрудников.

Как-то в компанию «Крок» (системный интегратор) на собеседование по поводу приема на работу пришел молодой перспективный программист. На первый вопрос кадровика: «Почему вы хотите работать в нашей компании?» потенциальный сотрудник ответил: «А кто вам сказал, что я хочу у вас работать?» После чего встал и направился к выходу.

Как выяснилось позже, программиста поразила теснота, в которой работали сотрудники «Крока». Также его смутило место проведения собеседования – не отдельная переговорная комната, а офисная столовая.

«Действительно, некоторые люди, приходившие на собеседование в старый офис, выражали сомнение по поводу перехода к нам, – рассказывает замгендиректора по маркетингу компании «Крок» Вероника Тараба. – Но когда они узнавали, что в скором времени мы переедем в новое большое помещение, то уже не раздумывали.

Тех, кто не хочет работать у нас только из-за отсутствия помещений, мы не удерживаем. Нам интересны люди, которые меньше внимания обращают на эти временные проблемы и больше – на предоставляемые компанией возможности профессионального и карьерного роста».

Однако согласно исследованиям, проведенным рекрутинговой компанией Kelly Services в 2004 году, на интерьер офиса при выборе места работы обращают внимание довольно значительное количество кандидатов.

Отвечая на вопрос: «Что в первую очередь влияет на ваше решение при выборе работы?», наибольшее число респондентов называли уровень компенсации (80%), интересную работу (69%), возможность карьерного роста (58%).

«При этом 15% кандидатов ответили, что «интерьер, условия труда и состояние рабочего места» играют для них важную роль, оставляя позади такой фактор, как «местонахождение офиса» (10%)», – отмечает Наталья Курантова, директор московского отделения Kelly Financial Resources.

Так что помимо зарплаты и возможностей карьерного роста при найме новых сотрудников работодателям приходится учитывать и такой, казалось бы, незначительный фактор, как состояние и расположение офиса.

Причины переезда

Интересную задачу по размещению своих подразделений пришлось решать руководству финансовой корпорации «УралСиб». Современное офисное здание компании в районе станции метро «Фрунзенская» стало тесным.

Сотрудники одного подразделения зачастую размещались на разных этажах, а операционные подразделения корпорации были рассредоточены по Москве. Это создавало проблемы не столько в управлении, сколько в обслуживании клиентов, которые не могли получить необходимый пакет услуг в одном месте.

Задача заключалась в том, чтобы не только улучшить условия сотрудников и перевести их в просторные помещения, но и собрать несколько московских подразделений под одну крышу.

Новый офис «УралСиба» открылся на Профсоюзной улице. «Фактически мы разделили компанию на два офиса, – рассказывает исполнительный директор, руководитель направления управления персоналом «УралСиба» Светлана Павленко. – Основные централизованные службы остались на «Фрунзенской». Там же работает и руководство корпорации.

Подразделения операционной поддержки, ИТ-подразделения и часть бухгалтерии переехали на Профсоюзную». С самого начала всеми вопросами переезда занималось организационное управление «УралСиба».

После того как руководство корпорации приняло решение о переезде отдельных подразделений в новый офис, руководители этих департаментов получили предварительный план размещения сотрудников. Это позволило заблаговременно согласовать вопросы о том, кто где должен находиться, чтобы подразделению было удобно работать.

С оргуправлением обговаривались все вопросы вплоть до установки перегородок между сотрудниками, организации дополнительных рабочих мест или увеличения площадей. По каждому помещению рассчитывалось освещение и кондиционирование воздуха.

Дата переезда также согласовывалась отдельно для каждого подразделения, чтобы не нарушать бизнес-процессы. Очень многое делалось в выходные дни. Вечером после работы сотрудники собирали свои вещи, на новом месте им оставалось лишь разложить их. Мебель и компьютеры были уже готовы к работе.

Между офисами на «Фрунзенской» и Профсоюзной была организована регулярная транспортная связь, доступная всем работникам «УралСиба». «Все вопросы мы решали заранее, – говорит Светлана Павленко. – Думаю, именно поэтому наш переезд прошел с минимальными проблемами».

Человеческий фактор

Случается, что сотрудников не устраивает новый офис и они увольняются. «Чаще всего такие ситуации являются следствием истерии, возникающей у персонала в момент переезда», – считает гендиректор консалтинговой компании RedMan Group Ольга Зайцева.

Например, если дорога от дома до старого офиса занимала у работника пять минут, то при сообщении о переезде он может занервничать, не зная, что его ожидает. «Поэтому при первом сообщении о переезде руководство компании обязано дать сотрудникам максимально полную информацию о новом офисе, – советует Зайцева.

– В противном случае, паникуя, люди могут и уволиться».

Как правило, большинство работников уходят, если компания переезжает в другой город либо далеко в Подмосковье, когда до места работы нужно добираться на электричках, а своей машины нет. Здесь и начинаются реальные проблемы.

«Местоположение офиса в первую очередь волнует низкооплачиваемых сотрудников, – рассказывает Зайцева, – а также тех, кто жил очень близко к предыдущему месту работы. Для тех, чья зарплата превышает $1000, этот вопрос уже не является принципиальным».

Компания R-Style имела возможность убедиться в достоверности наблюдений Зайцевой, когда решила изменить дислокацию своего склада.

«Для персонала с низкой зарплатой проблемой являются лишние траты на дорогу, – рассказывает президент компании R-Style Василий Васин.

– Привязанность к компании у высококвалифицированных сотрудников значительно выше, чем у уборщиц, курьеров, складских рабочих, секретариата. При переезде можно сразу планировать, что состав данного персонала изменится очень сильно».

Когда R-Style в 1994 году переезжала с Нахимовского проспекта на улицу Декабристов («Отрадное»), компания практически не потеряла никого из своих сотрудников. Впрочем, в 1994 году ситуация на рынке труда была не самой простой – предложений о хорошей работе встречалось мало. В этом году R-Style, переводя свой склад с севера на юг Москвы, готовится к возможным увольнениям.

«Мы планируем ротацию как минимум 50% персонала, потому что люди туда не поедут, – считает Васин. – Кроме того, у нас есть собственная логистическая компания, которая привязана к складу. А значит, переезд склада затронет и ее сотрудников».

Василий Васин уверен, что если бы сейчас R-Style переезжала в другое место полностью, появилось бы немало новых вакансий: за это время многие сотрудники приобрели квартиры в близлежащих к офису микрорайонах. Например, персональный водитель одного из руководителей компании раньше жил на Пражской улице. Он поменял квартиру и вот уже почти 12 лет живет рядом с работой.

«Когда я слышу разговоры о переводе всех офисов за МКАД, у меня возникает желание посмотреть на тех, кто туда поедет», – размышляет Васин.

«Интересно, что работники, получающие больше $1000 в месяц, готовы ездить в любой офис, – делится своими наблюдениями Ольга Зайцева. – А вот те, кто получает от $2000, уже более разборчивы.

Они, как правило, уже не ищут работу – работа ищет их. У этих людей много предложений, поэтому они могут выдвигать свои требования при выборе компании.

Месторасположение офиса и его внешний вид оказываются одними из ключевых критериев».

С особым комфортом

Проблемы с переездом в новый офис имеют массу аспектов – начиная с формы собственности на площадь и заканчивая размещением сотрудников.

«Решение вопроса о форме собственности может занять очень много времени, – рассказывает Ольга Зайцева из RedMan Group. – Если владельцы компании покупают собственное здание и начинают его ремонтировать, то переезд может переноситься несколько лет.

За это время многое меняется. Бывали случаи, когда компании въезжали в новое здание, где им было уже тесно.

В такой ситуации начинают делать дополнительные надстройки, наращивать этажи, осваивать подвалы, чтобы разместить персонал, который появился за это время».

В «Кроке» при переезде столкнулись с еще одним неудобством. По традиции в компании в целях поощрения и мотивации ключевые сотрудники могли сами выбирать мебель для своего кабинета.

«При переезде выяснилось, что ее очень неудобно упаковывать, да и сохранить при транспортировке сложно, – рассказывает Вероника Тараба.

– Теперь сотрудники, помня о неудобствах, сами стараются заказывать универсальную мебель – ведь мы строим новое здание».

Светлана Петрова, гендиректор рекламного агентства «Инстинкт», сменившего «местожительство» год назад, считает, что главное при переезде – ничего не пускать на самотек. «В старом офисе мы несколько раз были вынуждены прерывать встречи из-за духоты. Так что в новом здании я в первую очередь обратила внимание на вентиляцию и электричество, – рассказывает Петрова.

– Если есть возможность, надо обязательно все проверить лично, а не верить на слово арендодателям. Желательно советоваться с независимыми специалистами – например, о том, какие помещения можно использовать под переговорные комнаты. Не пускайте такие вещи на самотек, людям должно быть комфортно работать.

И непременно проверьте все окна – где можно их открывать, а где нельзя».

Без паники

Обычная на первый взгляд ситуация – переезд – может вызвать массу не только организационных, но и психологических проблем. «В этот момент руководству важно помнить, что на новом месте люди более уязвимы, – говорит Ольга Зайцева.

– Нужно уделять сотрудникам больше внимания, чтобы они не ушли, запаниковав из-за ерунды. У каждого работника с переездом в новый офис связаны определенные ожидания, далеко не всегда рациональные.

Например, возможна такая цепочка ожиданий: переезжаем в новый, улучшенный офис, значит, мне должны дать отдельный кабинет/ увеличить зарплату/ повысить в должности и т.п. Если переезд состоялся, а предполагаемых изменений не произошло, наступает разочарование.

Из-за этого человек может начать поиск новой работы. При этом он не в состоянии даже толком объяснить причину своего ухода из компании, так как она иррациональна и лежит скорее в области эмоций».

Источник: https://psycho.ru/library/1492

Переезд офиса, нюансы процесса офисного переезда

На что обратить внимание при переезде офиса в другой город

Каждый хоть раз наблюдал следующую картину: баррикады из офисной мебели, груда коробок и мешков, сотрудники, бегающие среди всего этого скарба с глазами, уже плохо отражающими действительность. Это не фильм-катастрофа, это всего лишь офис меняет свое местоположение.

Переезд офиса, сложности процесса офисного переезда

Любой переезд, это стресс. Но если вы простой обыватель, то после переезда на новое место жительства у вас впереди вагон времени для того, чтобы все аккуратно найти среди груды коробок и понемногу обустраивать новое жилище. Переезд офиса отличается тем, что все должно быть собрано, упаковано, загружено, довезено в кратчайшие сроки.

Как правило, офисный переезд должен занимать минимальное время (1 день), чтобы на следующий день организация начала функционировать. Любой директор знает о том, что, переезжая, он теряет часть клиентов, а значит и часть прибыли. Для того чтобы в кратчайшие сроки начать получать прибыль на новом месте, все должно как можно быстрее начать работать.

При этом необходимо осуществить переезд офиса как можно безболезненнее.

Как и в экономике, в офисном переезде главное – это планирование. Еще до переезда офиса нужно четко представлять, сколько времени отведено на переезд, что нужно перевозить в первую очередь, прибегать или нет к помощи организаций, занимающихся переездом.

Если организация у вас сравнительно небольшая, около 3-5 человек, смысла привлекать стороннюю организацию, занимающуюся процессом офисного переезда, нет. Каждый сотрудник отвечает за сохранность документов со своего рабочего места, компьютерное оборудование. Общая документация собирается общими силами.

Освободили шкафы, собрали посуду и вперед, на новое место.

Роль мувинговых компаний при офисном переезде

Если в компании трудится достаточно большое количество сотрудников, есть смысл прибегнуть к услугам специализированной организации, мувинговой компании. Эти организации занимаются только оптимизацией процесса переезда офисных компаний. Специалист организации даст несколько советов касающихся очередности сбора и упаковки документации и литературы.

Обязательно посетит вместе с лицом, ответственным за переезд, будущий офис вашей компании и грамотно распределит места нахождения офисной мебели и техники. Кроме того, подобные компании имеют в своем штате несколько бригад профессиональных грузчиков.

Располагают такие компании и собственными автотранспортными средствами, оборудованными всем необходимым для комфортного переезда.

Предварительно специалист мувинговой компании посещает ваш офис, для того, чтобы оценить фронт будущих работ, сориентировать вас относительно стоимости расходов на перевозку. Для себя он берет на заметку данные о том, сколько грузчиков будет необходимо при перевозке, какое автотранспортное средство более всего подойдет для транспортировки мебели и оборудования.

Большинство мувинговых компаний идут навстречу клиентам и осуществляют офисный переезд в выходные и предпраздничные дни. Выгодно это потому, что клиент получает дополнительное время на обустройство офисного помещения после переезда.

Кроме того, практически каждый представитель компании-перевозчика обязательно обратит внимание клиента на то, что ночной переезд офиса способен занять значительно меньше времени. Таким образом, согласовав все действия, офис можно достаточно быстро перевезти в ночное время.

Специалисты компании грамотно расставят офисную мебель и подключат необходимо для работы оборудование. Тогда работникам, пришедшим с утра в новый офис, нужно будет лишь распаковать рабочие документы и спокойно продолжать работу.

При заключении договора с мувинговой компанией, приложением к договору обязательно идет реестр перевозимого имущества, с указанием наименования и количества предметов, необходимых к перевозке.

Договор и приложение к договору заверяются подписями и печатями двух сторон: клиента и директора компании-перевозчика. Если организатор офисного переезда по каким-либо причинам затягивает оформление и подписание договора, вам стоит насторожиться.

Договор, если он правильно составлен, является документом, подтверждающим обязательства сторон. Также договор является гарантией выполнения обязательств и предъявления претензий, если таковые будут иметь место.

Отсутствие договора свидетельствует о недобросовестном отношении исполнителя к делу. Кроме того, отправляя вашу офисную мебель и технику, вы рискуете больше ее никогда не увидеть. Особенно это касается крупных городов.

Упаковка офисной техники при переезде офиса

Подписали вы договор с компанией, сейчас самое время начинать готовить вещи к грузоперевозке. Разделите обязанности между сотрудниками. Каждый должен упаковать свой личный компьютер и рабочие документы в отдельные коробки.

На коробках лучше всего обозначить фамилию и инициалы работника, его должность и характер упакованного груза. Обязательны отметки типа «не кантовать». Архивную документацию можно упаковывать сообща, просто маркируя коробки под общим названием. Для того чтобы их разобрать у вас найдется время в процессе работы.

Если офисная мебель у вас разборная, при упаковке нужно подписывать детали, чтобы время на сборку не тратилось впустую.

Самое главное при любой офисной перевозке – обеспечить сохранность компьютерного оборудования и оргтехники. Для этого еще до переезда необходимо раздобыть коробки со специальными уплотнениями для перевозки компьютеров. При погрузке советуем осуществлять пристальное наблюдение за всем процессом.

С погрузкой разного рода мебели проблем, как правило, не возникает. Особое внимание нужно уделить перевозке хрупких стеклянных предметов. Если есть возможность, стекла должны быть упакованы отдельно, и грузить их нужно в определенное место в последнюю очередь.

Впрочем, если у вас компетентные грузчики они сами прекрасно сориентируют и погрузят в необходимой последовательности.

Как правило, для транспортировки офисной мебели и техники вполне хватает двух рейсов «Газели», либо одного автомобиля типа «ЗИЛ» (в простонародье «Бычок»). На месте назначения разгрузка производится с учетом пожеланий заказчика (имеется в виду расстановка мебели).

Если это отражено в договоре, по окончании разгрузочных работ осуществляется монтаж и сборка мебели, подключение необходимого для работы оборудования. Завершающим этапом переезда станет уборка офисного помещения.

В принципе, каждая уважающая себя мувинговая компания предоставляет подобную услугу своим клиентам.

Профессиональная работа мувинговой компании способна обеспечить дальнейшее безболезненное и комфортное функционирование вашей организации на новом месте.

  • Анастасия
  • Распечатать

Источник: http://dispetcher-gruzoperevozok.info/pereezd-ofisa-podrobnosti-processa-ofisnogo-pereezda/

Как начать переезд в другой город?

На что обратить внимание при переезде офиса в другой город

Олег Мальцев

Краткое содержание статьи:

Суета, спешка и отсутствие выстроенной последовательности выведут из равновесия даже самого уравновешенного человека. Поэтому важно точно знать, с чего начать переезд в другой город, и постараться выстроить подробный алгоритм действий. Верная траектория запланированных сборов поможет сохранить силы для начала нового этапа в жизни.

Первый и самый важный этап – эмоциональная подготовка

Независимо от причин переезда (смена работы, семейные обстоятельства, желание кардинально изменить свою жизнь), решение уже принято и пункт нового места жительства окончательно определён.

При мысли объёмов предстоящей деятельности начинается лёгкий мандраж и эмоциональная паника. Поэтому важно найти время для урегулирования своего состояния и создания позитивного настроя.

Конечно, всех, даже самых уверенных людей, неизвестность новой жизни (социальные и климатические условия города, отсутствие знакомых) пугает. Особенно, если вместе с нами переезжают все члены семьи (дети, родители, домашние животные) – важно позаботиться об эмоциональном комфорте каждого.

Поэтому помните:

  • Не стоит ждать от переезда мгновенного решения всех проблем;
  • Обязательно возникнут некоторые трудности в первое время адаптации.

Настройте себя на все предстоящие перемены с положительным восприятием событий. Задайте себе и близким целевые установки на позитивный виток в жизни, на открывающиеся перспективы новых знакомств, событий, положительных изменений в судьбе. Ведь все трудности, имеют замечательное свойство заканчиваться.

В этом видео Марина Федорова расскажет пошаговые этапы приготовления к данному процессу:

Что нужно для переезда в другой город?

На этот пункт подготовки к переезду стоит обратить особое внимание. Вещи, это конечно важно, но существует масса документальных вопросов и формальностей, которые необходимо обязательно урегулировать до окончательного отъезда на новый адрес.

  1. Паспорт: если сроки смены документа подходят к концу, то лучше сразу сделать обмен в «старом» городе, иначе осуществить это на новом месте жительства до получения постоянной регистрации будет невозможно;
  2. Долги, кредиты, задолженности, штрафы, коммунальные платежи необходимо погасить до смены прописки и фактического проживания, чтобы избежать дальнейших документальных и судебных неприятностей;
  3. Сбор важных документов: все паспорта (и заграничные, в том числе), свидетельства (о браке, о рождении детей), дипломы, аттестаты, сертификаты, справки и характеристики с места работы и учёбы детей, медицинские карты, сертификаты прививок, полюсы, СНИЛС, водительские и пенсионные удостоверения, военные билеты, (в идеале сделать ещё и копии документов);
  4. По приезду постараться в ближайшие сроки зарегистрироваться по новому адресу в отделении ФМС, перерегистрировать авто, встать на учёт в военкомат, обратиться в пенсионный фонд за переоформлением документов, прикрепиться к ближайшей поликлинике.

Максимально подготовив папку с документами и разрешив формальные вопросы до начала переезда, мы обеспечиваем уменьшение вероятных трудностей в новом городе.

А вот перечень того, что точно не стоит делать перед отправлением на новое место жительства:

  1. Откладывать сбор вещей на последние дни до отъезда;
  2. Покупать крупную технику, новую мебель;
  3. Делать большие запасы еды (во избежание их порчи, лучше сделать покупки по месту прибытия);
  4. Тратить большие суммы (денег желательно иметь в запасе, с расчётом на первое 2-х месячное проживание, тем более, когда ситуация с работой не ясна).

Дополнительно постарайтесь изучить будущий город (интернет всегда поможет) с точки зрения наличия и территориального расположения социальных служб, транспортной системы, медицинской помощи, аварийных служб. Важные телефоны можно уже сейчас записать на листке или забить в память телефона.

Алгоритм правильных действий

Чтобы избежать суматохи, лишней суеты и страха что-то потерять или забыть подойдем к процессу переезда в деловом стиле – составим алгоритм действий:

  • За месяц до переезда: подготовить договоры купли-продажи нового и нынешнего жилья (или аренды), документально заверить договор с грузоперевозчиком, выкинуть старые вещи или выставить их на продажу (например, предметы мебели, которые точно не поедут вместе с вами в новую жизнь);
  • За неделю: упаковываем все вещи, которые не потребуются на первое время (не жалейте лишнего, лучше выбросить или отдать кому-то), покупаем одноразовую посуду, стираем занавески, покрывала, моем ковры;
  • За день: укладываем оставшиеся небольшие вещи, складываем аптечку, предметы гигиены.

Во что упаковать вещи для переезда?

Для начала нужно тщательно запастись упаковочным материалом и подготовить инструменты (отвёртки, шуруповёрт, ножницы, канцелярский нож, маркеры, скотч, верёвки).

Какая упаковка понадобится:

  • В магазинах остаётся множество коробок – не стесняйтесь попросить их, это лучше, чем покупать новые или собирать (штук 30 должно хватить);
  • Запаситесь стрейч-плёнкой, пупырчатой плёнкой, плотной тканью, парниковой плёнкой, газетами, бумагой, пакетами;
  • Подготовьте сумки и чемоданы, мешки.

Блокнот – незаменимый помощник

Сделайте недорогую инвестицию в предстоящий процесс переезда – купите блокнот (или тетрадь). Этот самодельный органайзер сэкономит не только время, но и нервы.

В нем зафиксируйте:

  1. алгоритм действий;
  2. перечень важных дел;
  3. список документов, которые нужно подготовить;
  4. информационные данные о новом пункте пребывания;
  5. суммы трат;
  6. список упакованных вещей;
  7. важные адреса в новом городе и телефоны людей, к которым можно обратиться за помощью первое время.

В чём перевозить вещи при переезде?

Надёжно и правильно упакованные вещи имеют гораздо больше шансов доехать невредимыми.

Рассортируем по габаритам и хрупкости:

  • Мебель: желательно разобрать и обернуть плотной тканью, или пупырчатой плёнкой, собрав аккуратно все мелкие детали в коробочку или пакетик. Обязательно маркируем номерами, или подписываем. Зеркала снимаем и упаковываем отдельно. Если мебель не разбирается, то закрепляем открывающиеся элементы: дверцы, ящики. Мягкую крупную мебель обернуть плотной материей, сверху плёнкой и прочно замотать скотчем;
  • Книги: небольшими стопками и перемотав скотчем, уложить в коробки;
  • Одежду и обувь: в сумки и чемоданы (для вместительности хорошо помогут вакуумные упаковки);
  • Посуду и бьющиеся предметы: каждый предмет обернуть картоном, газетой, бумагой, уложить в коробку и не допускать пустот (перегородить предметы картоном или плёнкой с пузырьками);
  • Постельное белье и другие вещи из ткани в большие мешки или сумки;
  • Технику: обернуть воздушной плёнкой и в коробки (идеально вместе уложить инструкции и аккуратно смотанные провода);

Важно:

  • Бытовую химию стоит упаковывать отдельно;
  • Масляные, красящие вещества тоже нужно перевозить отдельно.

И самое главное – все вещи стоит пронумеровать и записать в блокнот полное содержание в соответствии с каждым номером коробки.

Думая о сохранности вещей, не забудьте самое важное – напоследок устроить встречу для друзей. Их добрые пожелания и искренняя вера в ваше новое светлое будущее это первый пункт в списке «с чего начать переезд в другой город».

: правильная организация и планирование своего переезда

В данном ролике Ольга Денисова расскажет, как правильно распланировать и с чего начать весь процесс:

Источник: https://znay.co/426-s-chego-nachat-pereezd-v-drugoj-gorod.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.