+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Распределение должностных обязанностей между сотрудниками

Содержание

Как составить приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Распределение должностных обязанностей между сотрудниками

Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками.

Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями.

В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.

При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.

Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.

Разделение и кооперация труда

Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.

Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.

А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.

На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:

ТехнологическоеДля него имеет значение структура производственного процесса, уровень механизации, объем производства и т.д.
ФункциональноеВ процессе труда определяется роль и место каждого отдельного сотрудника.
ПрофессиональноеПредполагает деление персонала на группы по специальностям и профессиям.

Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.

Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:

  • межцеховая;
  • внутрицеховая;
  • внутриучастковая.

Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:

Положение об отделах

Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.

Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.

В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.

В типовом положении обычно имеются такие пункты:

  • общие положения;
  • ключевые задания;
  • ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
  • права, которыми наделен руководитель;
  • ответственность;
  • внешние связи с другими подразделениями организации.

Особенности в небольших предприятиях

Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.

Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.

Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.

Делегирование ответственности

Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.

Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.

За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».

В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.

Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.

Нюансы в отделе бухгалтерии

Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.

В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):

  • главбух;
  • его заместитель;
  • бухгалтер по расчету заработной платы;
  • кассир;
  • ревизор;
  • бухгалтер по основным средствам.

Скачать образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.

На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.

Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию.

Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.

Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:

  • Ведут бухучет и учет операций, связанных с хоздеятельностью. Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с финансовыми потоками.
  • Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
  • Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
  • Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
  • Подготавливают отчетность и все необходимые для этого документы.

Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.

Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:

  • шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
  • в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
  • перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
  • в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
  • документ подписывает руководитель компании;
  • перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.

Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/prikaz-o-raspredelenii-objazannostej-mezhdu-sotrudnikami/

Распределение обязанностей в бухгалтерии

Распределение должностных обязанностей между сотрудниками

Как определить объем работы бухгалтерии
Как распределить обязанности в бухгалтерии
Какой должна быть эффективная бухгалтерия
Выводы

Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка».

В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.

Как определить объем работы бухгалтерии

Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.

Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:

  1. Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
  2. Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
  3. Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
    • При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
    • С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
    • Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
    • Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.

Важно!

Самостоятельное определение объемов работ — процесс трудоемкий и сложный. Работа бухгалтера неоднородная.

Оформление платежной ведомости занимает приблизительно одинаковое количество времени, тогда как формирование товарных накладных зависит от количества имеющихся в ней позиций.

Поэтому нормы труда бухгалтера-материалиста или бухгалтера-расчетчика определить сложно. Все больше организаций доверяют этот фронт работ профильным компаниям.

Читайте по теме: Организация бухгалтерского учета на предприятии

Как распределить обязанности в бухгалтерии

Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.

При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:

  • перечень продуктов, которые производит участок;
  • количество действий, связанных с их выполнением;
  • эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).

Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.

Читайте по теме: Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета.

Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира.

Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.

Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.

Пример распределения обязанностей в бухгалтерии

  Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.

Скачать образец приказа о распределении обязанностей в бухгалтерии

Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:

  • обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
  • имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
  • знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
  • имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
  • умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
  • имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).

Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов или обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.

Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.

Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.

Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная.

Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.

Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:

Штатная бухгалтерияАутсорсинговая компания
цели учета и цели бизнеса, как правило, расходятсябухгалтерский учет ориентируется на специфику организации и бизнес-цели руководителя компании
небольшие компании не могут позволить себе (или не видят необходимости) привлечение узкопрофильных специалистов; задачи распределяются между несколькими бухгалтерамив штате компании есть узкопрофильных специалисты, специализирующиеся на том или ином участке/вопросе (расчетчики зарплаты, налоговые консультанты, аудиторы, главные бухгалтеры и пр.)
при найме работников бухгалтерии в штат предприятие вступает в трудовые правоотношения, что накладывает дополнительную социальную ответственность на субъект бизнесаотношения со сторонней фирмой строятся в рамках общегражданского законодательства, что значительно упрощает взаимодействие (предприятие не может заболеть, уйти в декретный отпуск)
бухгалтерия работает «по факту» — начислить, перевести, сдать отчетпроактивная позиция обслуживающей команды

Выводы

С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/raspredelenie-obyazannostey-v-bukhgalterii/

Грамотное распределение обязанностей, или кто за что отвечает?

Распределение должностных обязанностей между сотрудниками

Грамотное распределение обязанностей, или кто за что отвечает?

Грамотное распределение обязанностей и ответственности в компании – одно из важнейших условий эффективного и производительного труда. Как показывает многолетний опыт компаний, занимающихся поиском персонала, во многих организациях не существует четкого разделения труда между сотрудниками и подразделениями, нет конкретных должностных инструкций.

Следовательно, нет и ответа на вопрос: «Кто за что отвечает?». Разделение труда позволяет расставлять персонал по рабочим местам с учетом личных способностей, профессиональных и деловых качеств, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. В свою очередь, рационализировать и оптимизировать разделение труда в организации невозможно без его регламентации.

кадровый учёт москва

Одним из основных регламентирующих документов в компании являются должностные инструкции, которые полно и четко отражают функциональные обязанности работников, их права и ответственность. От того, насколько правильно и грамотно они составлены, во многом зависит слаженность и продуктивность работы всей организации.

Должностные инструкции в ведении кадрового делопроизводства относятся к группе так называемых факультативных документов, т.е.

формально они не являются обязательными кадровыми документами, однако их разработка, наличие, применение рекомендованы или предписаны многими государственными положениями и приказами.

Должностная инструкция содержит информацию, необходимую как руководству, так и компаниям по поиску персонала для осуществления обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности. Она содержит следующие разделы.

  1. Общая часть.
  2. Функции.
  3. Должностные обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.
  6. Взаимоотношения (связи по должности).

Положения об отделах

Одна из важнейших задач любой организации – формирование оптимальной внутренней структуры. Должна быть налажена система быстрого и результативного взаимодействия отделов, четкое распределение сфер деятельности и конкретных функций между ними.

Поэтому не менее важным, чем должностная инструкция, локальным нормативным документом для ведения кадрового делопроизводства является положение об отделах.

Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру и внутреннюю организацию, задачи, права, обязанности и ответственность, а также характер взаимодействия с другими отделами. Типовое положение об отделе обычно содержит следующие пункты.

  1. Общие положения.
  2. Основные задачи.
  3. Функции.
  4. Права, которыми должно обладать руководство.
  5. Ответственность.
  6. Связи отдела с другими подразделениями.

Нюансы распределения обязанностей в малочисленных компаниях

К сожалению, часто в компаниях, особенно малочисленных, работа построена по принципу «единой семьи», а должности разделены лишь на бумаге: каждый трудится «везде». В итоге возникают бесхозные, ничьим вниманием не охваченные участки работы, происходят накладки, сотрудники загружаются неравномерно, деловые неудачи или провалы заканчиваются безрезультатными поисками виновных.

Для правильного распределения обязанностей работников необходим перечень дел, выполняемых каждым за определенный период, с учетом периодических разовых работы. Выделив схожие работы, требующие примерно одинаковых знаний и навыков, можно определить необходимое количество исполнителей для каждого такого участка.

Это понадобится и при подборе новых кадров – как своими силами, так и с помощью компаний по подбору персонала. Часть работ можно отдать на аутсорсинг: например, ведение кадрового делопроизводства, единоразовые задачи и т.п.

Кроме того, не обязательно принимать на работу новых сотрудников: скажем, функции заместителя руководителя может выполнять компетентный информированный сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

Власть. Кому её отдать?

Компании по поиску персонала отмечают, что идеальный руководитель – это, прежде всего, лидер, способный вести за собой сотрудников и всю компанию.

Он должен обладать опытом и знаниями, уметь принимать решения, пользоваться уважением у подчиненных, создавать гармоничный микроклимат и  рабочую атмосферу внутри коллектива.

Можно обладать властью, но не уметь руководить, одним из следствий чего обычно становится неграмотное распределение задач. Правильное делегирование частной задачи – это средство достижения более общих целей организации.

Если задача четко не поставлена и не поручена исполнителю, руководитель будет вынужден  выполнять ее сам, что во многих случаях просто невозможно. Правильно управляет тот, кто добивается выполнения работы другими. Именно умение делегировать задачи превращает человека в руководителя.

Распределение ответственности

Руководитель всегда несет полную ответственность за деятельность своих подчиненных, и начинать он должен с оптимального распределения прав и обязанностей в своей компании. Возможны варианты распределения ответственности по системам «елочка» и «матрешка».

В системе «елочка» права и ответственность вышестоящего руководства поглощают только часть прав и ответственности (полномочий) нижестоящего руководителя. Это система бюрократической организации с четкой фиксацией прав и ответственности на каждом уровне.

Руководители высшего звена могут вмешиваться лишь в некоторые полномочия руководителей низших звеньев.

кадровый учет в организации

Система «матрешка» — это система множественного подчинения. В ней права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (полномочия) всех нижестоящих руководителей.

 Передавая подчиненным часть ответственности и ставя перед ними новые, более сложные задачи, руководитель дает сотрудникам возможность «расти», овладевать дополнительными производственными навыками, показывать, на что они способны.

Таким образом, грамотное распределение обязанностей и ответственности, внедрение в практику должностных инструкций и положений об отделах являются важным инструментом как для управления персоналом, так и для эффективного функционирования компании в целом.

Источник: http://workstaff.ru/gramotnoe-raspredelenie-obyazannostej-ili-kto-za-chto-otvechaet

Инструкция: оформляем приказ о распределении обязанностей между работниками

Распределение должностных обязанностей между сотрудниками

Шаблоны и формы Приказ о распределении функциональных обязанностей — это распорядительный документ, которым утверждается перечень того, что должен делать работник, и как эти полномочия распределяются между коллегами. 25 июля 2019 Иванова Наталья

Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:

  • работники имеют различную нагрузку;
  • отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.

Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.

Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.

ПринципПрименение принципа
Разделение подразделений на одинаковые по численности группыШтат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников
Ориентир на основные направления деятельности подразделенияНаиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними
ТерриториальныйНахождение подразделений на разных территориях
Распределение с учетом вида производимых продуктовИмеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию
Учет мнения потребителяИспользуется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг)

Перераспределение обязанностей — это изменение функционала сотрудников из-за недогруженности одних и перегруженности других. Изменяя функционал, руководитель должен быть уверен, что специалист, которому они поручены, имеет достаточно навыков для исполнения. Проводя процедуру перераспределения, нужно:

  • скорректировать должностные инструкции;
  • ознакомить с ними работников;
  • дополнительно обучить новым направлениям;
  • учесть обновление функционала в системе мотивации.

Особенности для бухгалтерии

Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:

  1. Определить объем работы конкретного сотрудника.
  2. Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
  3. При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
  4. После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
  5. Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
  6. Проводить аттестацию.

Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:

  • тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
  • делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
  • мотивация работников (материальная и нематериальная);
  • регулярный контроль выполнения задач.

Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:

  • главный бухгалтер;
  • заместитель;
  • специалист для расчета зарплаты;
  • кассир;
  • ревизор;
  • бухгалтер по работе с основными средствами.

Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:

  • учет операций по хоздеятельности;
  • контроль документов, сверка данных;
  • отражение сведений на учетных счетах;
  • формирование отчетов.

По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:

  • снижение числа злоупотреблений;
  • перекрестный контроль работников;
  • повышение эффективности труда.

Как оформить

Перераспределение функций между работниками возможно только при наличии их письменного согласия.

В этих целях руководство должно издать распорядительный документ по организации — приказ о перераспределении обязанностей. До утверждения этого документа перераспределять нагрузку не разрешено.

Приняв распорядительный документ, вносить корректировки в должностную инструкцию не обязательно.

Какие документы понадобятся

Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.

Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:

  1. Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
  2. Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).

Для распределения функций руководителю понадобится издать приказ по организации и, в зависимости от вносимых изменений, оформить пакет документов.

Как оформить приказ

Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:

  • названии учреждения;
  • дате и номере документа;
  • наименовании приказа;
  • обосновании причин издания;
  • списка указаний и обязанностей;
  • должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
  • перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.

Структура документа включает:

Раздел
Шапка
  • название организации,
  • название документа,
  • дата формирования,
  • номер.
ПреамбулаПояснение причин необходимости и актуальности разработки.
Основная частьКонкретные условия перераспределения функционала между работниками, перечень функций по направлениям деятельности.
Реквизиты подписи документа
  • Ф.И.О.;
  • должность;
  • подпись начальника предприятия.
Ознакомление с документомПеречень сотрудников с Ф.И.О. и должностями, которым надлежит ознакомиться с содержанием документа.

Приказ оформляется на бланке организации (при его наличии). Печать не ставится.

Как и сколько хранить

Приказ по распределению обязанностей относится к категории документов, связанных с общей деятельностью учреждения.

Если в организации принят бумажный документооборот, приказы подшиваются в папку, отражающую общую деятельность. При электронной системе хранения доступ к файлам должны иметь уполномоченные работники.

Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.

Срок хранения приказов по распределению обязанностей неограничен и является постоянным (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-oformlyaem-prikaz-o-raspredelenii-obyazannostey-mezhdu-rabotnikami

➤ Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Распределение должностных обязанностей между сотрудниками

Расскажем, как правильно составить и оформить приказ о распределении трудовых функций сотрудников. Скачайте образец распорядительного документа и узнайте, какие реквизиты в нем необходимо заполнить, чтобы придать ему юридическую силу.

Скачайте полезные документы:

В каких случаях составляется приказ о распределении обязанностей

При приеме на работу каждый сотрудник знакомится с кругом обязанностей, которые определены его трудовой функцией. Полное описание функционала, который вменяется ему в обязанности, содержит трудовой договор и должностная инструкция. 

На небольших предприятиях, где сотрудникам приходится совмещать функции по нескольким должностям, распределение обязанностей для конкретного рабочего места легко предусмотреть сразу, при составлении должностной инструкции.

Но в крупных организациях должностные инструкции составляют на определенную должность, занимать которую могут несколько специалистов одного подразделения.

Таким образом, должностная инструкция устанавливает для них одинаковые обязанности. 

Отсутствие четкого разграничения функционала между сотрудниками приводит к выполнению двойной работы. Кроме того, объемы выполняемых сотрудником заданий зависят от:

  • специфики конкретного рабочего места,
  • квалификации и опыта исполнителя,
  • его ответственности и добросовестности.

В результате нагрузка и ответственность распределяется по исполнителям неравномерно. В итоге, получая одинаковую зарплату и занимая одинаковые должности, специалисты выполняют разный объем работы. 

Чтобы устранить подобные накладки и диспропорции, руководство организации вправе конкретизировать выполняемый сотрудниками функционал и четко распределить обязанности между ними, оставив прежней трудовую функцию или скорректировав ее.

Согласно письму Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, корректировать должностные обязанности — полномочие руководителя компании.

Изменение функционала работников осуществляется на основании приказа о распределении обязанностей между сотрудниками. 

При этом если трудовая функция работника остается прежней и меняется только объем поручаемой ему работы, достаточно только издать приказ о распределении обязанностей.

В том случае, когда должностные обязанности сотрудника меняются, одного приказа будет недостаточно — потребуется письменное согласие сотрудника на изменение условий труда.

Кроме того, придется заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. 

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностной инструкции

Обратите внимание! Согласно статье 72 ТК РФ, работодатель не имеет права по собственной инициативе и без согласия работника расширять его должностные обязанности, он может их только конкретизировать.

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками составляют с целью:

  • разграничить зоны ответственности;
  • конкретизировать трудовой функционал каждого работника;
  • повысить взаимодействие между исполнителями;
  • исключить выполнение двойной работы;
  • повысить контролируемость, оперативность и качество исполнения управленческих решений. 

Как оформить и составить приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Унифицированной формы приказа о распределении обязанностей нет, поэтому работодатель вправе составить его в произвольной форме, утвержденной локальным нормативным актом – инструкцией или положением о делопроизводстве. При составлении документа нужно учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общие правила к структуре содержательной части распорядительных документов. 

Приказ о распределении обязанностей состоит из:

  • шапки, в которой указана справочная информация об организации, ее наименование, регистрационные данные, адрес и контактные телефоны;
  • наименования документа, даты и места составления, регистрационного номера;
  • вводной и распорядительной частей — с какой целью составили приказ, какие поручения и кому дают, кто будет контролировать их исполнение;
  • указания должности, фамилии и инициалов лица, которые подписывают документ, его собственноручной подписи. 

Кроме того, особое внимание при оформлении приказа о распределении обязанностей следует обратить на наличие реквизитов, которые ГОСТ Р 7.0.97-2016 относит к обязательным, то есть придающим документу юридическую силу (скачайте примеры оформления реквизитов ГОСТ в начале статьи). В этот перечень реквизитов входят:

  • наименование организации в точном соответствии с уставными документами;
  • указание организационно-правовой формы компании;
  • дата и место составления или издания распоряжения;
  • регистрационный номер, присвоенный приказу и указанный в регистрационной книге;
  • название вида документа (приказ);
  • заголовок;
  • текстовая часть;
  • подпись руководителя с расшифровкой и указание даты подписания;
  • отметка о наличии приложений, если таковые имеются. 

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками одного подразделения

Как и сколько хранятся приказы о распределении обязанностей

Текущее хранение приказов, как правило, поручают кадровой службе или же эти функции возлагают на секретаря в соответствии с приказом, подписанным руководителем организации. Для регистрации и учета издаваемых приказов используют специальные журналы. Как правило, для учета каждого вида приказов заводят отдельный журнал. 

Сотрудник, назначенный ответственным за текущее хранение этого типа распорядительных документов, подшивает их в дело. По окончании календарного года папке с делом присваивают регистрационный номер в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Затем ее передают на архивное хранение. 

Приказ о распределении обязанностей относится к документам по основной деятельности. Это распоряжения и приказы, которые содержат управленческие и административные решения руководства организации. Как правило, эти распоряжения касаются вопросов производственной деятельности, реализации продукции, планирования, финансирования. 

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утвержденному приказом № 558 Министерства культуры РФ, приказы по основной деятельности должны храниться в архиве организации постоянно. В случае ликвидации предприятия, ее архив передают на хранение в муниципальный. 

Итог:

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками составляется в произвольной форме. Законную силу ему придет наличие обязательных реквизитов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211337-raspredelenie-obyazannostey-mejdu-sotrudnikami-19-m9

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.